Effizienzsteigerung durch Standardisierung und Digitalisierung im Projektmanagement ist heutzutage unverzichtbar. In diesem Blog beleuchten wir die Kraft der Standardisierung im Projektmanagement anhand des Fallbeispiels eines Automobilzulieferers.
Mit der wachsenden Komplexität in der Softwareentwicklung, verstärkt durch die Herausforderungen der Elektrifizierung, stand der betroffene Automobilzulieferer vor der Aufgabe, Software, Hardware und mechatronische Systeme als kundenorientierte Lösungen zu integrieren.
Die Lösung fand man in der Implementierung von SAFe® (Scaled Agile Framework), um die agile Skalierung im Unternehmen voranzutreiben und agile Methoden auf einen größeren Produktbereich anzuwenden. Der Automobilzulieferer konnte durch die Standardisierung seiner Prozesse, Informationsformate und Softwarelösungen einen hohen Automatisierungsgrad erreichen.
Die Kraft der Standardisierung und agiler Methoden
Der Automobilzulieferer hatte in der Vergangenheit seine Landschaft der Softwareentwicklung stark verändert. Über Jahre hinweg sammelte das Unternehmen Erfahrungen mit agilen Methoden in der Projektarbeit. Jedoch brachte die fortschreitende Elektrifizierung eine neue Herausforderung mit sich: Die Softwareumfänge wuchsen beträchtlich und mussten nun in Einklang mit der Hardware und mechatronischen Systemen als ganzheitliche Kundenlösungen entwickelt werden.
Daher führte das Unternehmen das Scaled Agile Framework (SAFe®) ein, welches ein bewährter Ansatz zur Skalierung agiler Methoden in großen Organisationen ist. Dieser Schritt zielte darauf ab, die agilen Prozesse auf einen größeren Produktbereich auszudehnen und so die Effizienz und Effektivität der Entwicklungsteams zu steigern. Begleitet wurden sie dabei von sowohl internen als auch externen SAFe® Program Consultants.
Ein wesentlicher Fokus lag auf der Schulung von Multiplikatoren und Führungskräften, um ein tiefgehendes Verständnis für die neuen Arbeitsweisen zu schaffen. Zentral war hierbei die Analyse und Ausgestaltung der Wertschöpfungsprozesse, die sogenannten „Value Streams“, die alle relevanten Fachbereiche von der Entwicklung bis zur Produktion umfassten.
Die Umstellung betraf jedoch nicht nur die Entwicklungsabteilung. Alle Unternehmensbereiche, von der Budgetierung über Kundenbeziehungen bis hin zur Produktion, mussten sich an die neuen agilen Arbeitsweisen anpassen. Ein kontinuierliches Monitoring und Anpassungen wurden durch das „Safe Business Agility Assessment“ sichergestellt, ein Instrument, das den Fortschritt überwacht und gegebenenfalls Korrekturen vornimmt. Schnell zeigte sich eine positive Auswirkung durch beschleunigte Projektumsetzungen, eine bessere Qualität bei Serienanläufen, eine gesteigerte Produktivität und eine generelle höhere Zufriedenheit.
Zunehmende Digitalisierung in der Projektarbeit
Dabei hat die Technologie eine zentrale Rolle gespielt. Mittlerweile setzen viele Unternehmen auf verschiedene Projektmanagement-Softwares für die Projektplanung und -überwachung. Der Trend geht deutlich weg von Lösungen wie Excel oder anderen Softwarepakten hin zu komplexen Systemen, die eine engere Zusammenarbeit fördern – egal ob innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Lösungen wie MS Teams, unterstützt durch Kollaborationssoftwares und digitale Workspaces, erlauben eine flexible und effiziente Zusammenarbeit über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg.
Durch die COVID-19-Pandemie wurde die Notwendigkeit der Digitalisierung der Projektarbeit weiter vorangetrieben. Moderne Kollaborationssoftware erleichtert die Kommunikation und den Informationsaustausch und ermöglicht eine agile Arbeitsweise. So wurde beispielsweise bei dem betroffenen Automobilzulieferer ein Zusammenarbeitsmodell auf Basis von MS Teams entwickelt, das die Projektarbeit effizienter und produktiver gestaltet.
Viele größere Unternehmen integrieren zunehmend ihre Softwaresysteme, um einen umfassenden Überblick über Projekte und Programme zu erhalten. Wichtig ist hierbei, dass die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erhalten bleibt. Die Einführung standardisierter Datenmodelle und spezifischer Applikationen unterstützt die Projektarbeit und ermöglicht eine situationsgerechte Softwarearchitektur.
Vermehrter Einsatz technologischer Innovationen wie KI
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt auch die künstliche Intelligenz im Projektmanagement an Bedeutung. KI-Technologien können die Art und Weise, wie Projekte verwaltet, analysiert und ausgeführt werden enorm revolutionieren, denn sie bieten eine Reihe von Vorteilen. Einer der Schlüsselaspekte ist die effizientere Datenanalyse. KI-Systeme können große Mengen an Projektinformationen verarbeiten und Muster erkennen, die für das menschliche Auge nicht offensichtlich sind. Dies ermöglicht eine tiefere Einsicht in Projektverläufe, Risiken und Erfolgsmöglichkeiten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Prozessautomatisierung. KI kann wiederkehrende und zeitraubende Aufgaben übernehmen, wie die Aktualisierung von Projektzeitplänen, die Überwachung von Budgets oder das Sammeln von Statusberichten. Dies entlastet Projektmanager von Routineaufgaben, sodass sie sich auf komplexere und strategischere Aspekte des Projektmanagements konzentrieren können, außerdem können somit Fehler vermieden werden.
Fazit
Das Beispiel des Automobilzulieferers zeigt, dass durch die Investition in IT-Lösungen und die Standardisierung von Prozessen ein signifikanter Mehrwert in Form von Effizienz und Produktivitätssteigerung erzielt werden kann. Solche Maßnahmen sind essenziell für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und zukunftsfähig gestalten wollen. Durch die Standardisierung und Digitalisierung im Projektmanagement kann nicht nur eine effiziente Arbeitsweise ermöglicht, sondern auch neue Horizonte in der Zusammenarbeit und Projektgestaltung eröffnet werden.
In einer Ära, in der die Automobilindustrie von tiefgreifenden und schnelllebigen Veränderungen geprägt ist, wächst die Bedeutung agiler Methoden und die der Digitalisierung im Projektmanagement. Das Buch „Projektmanagement in der Automobilindustrie“ von Prof. Dr. Reinhard Wagner (6. Auflage) bietet tiefere Einblicke in diese Entwicklung der Projektarbeit.
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Quellen
- Dr. Wagner, R. & Erasmus, J. (2023). Projektmanagement in der Automobilindustrie: Effizientes Management von Fahrzeugprojekten entlang der Wertschöpfungskette. 6. Auflage, Springer Gabler.
Autorin: Vivien Dost, CRM Strategist & Marketing Consultant (Tiba Marketing GmbH)
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