DATEIMANAGEMENT MIT MICROSOFT 365

Ist der Umgang Ihres Unternehmens mit seinen Dateien auf dem neuesten Stand? Manche Probleme aus „alten Zeiten“ scheinen in vielen Betrieben noch Usus zu sein:  Wissen wird in PowerPoint Präsentationen dokumentiert oder Daten in Excel Listen erfasst und dann per E-Mail verschickt. Ordnerstrukturen werden, teils unübersichtlich verschachtelt, entweder lokal abgespeichert oder mit allein durch die IT gemanagten Zugriffsrechten versehen. Ständige Nachfragen „wo was liegt“, E-Mail-Pingpong, aus Versehen gelöschte Dateien und vergessenes Wissen sind die Folgen.

Wie gelingt ein effektives Dateimanagement mit Microsoft 365?

In sehr vielen Unternehmen hat sich zur Lösung dieser Probleme Microsoft 365 etabliert: Mit SharePoint, OneDrive for Business und Teams wird ein effektives und sicheres Dateienmanagement und die Zusammenarbeit untereinander ermöglicht. Dementsprechend hat Microsoft 365 weltweit fast 345 Millionen „paid seats“, also verkaufte Lizenzen vorzuweisen (Stand 2022). Doch mit dem Kauf von Lizenzen ist es leider nicht getan.

Wir möchten Ihnen im Folgenden einen kurzen Überblick über den richtigen Einsatz und das Zusammenspiel der bekanntesten Microsoft 365 Dienste geben, die für ein effektives Dokumentenmanagement relevant sind. Des Weiteren geben wir Ihnen weiterführende Tipps an die Hand, um sich darüber hinaus vor Datenchaos zu schützen.

SharePoint, Teams und OneDrive – wo liegen die Unterschiede?

SharePoint, Teams und OneDrive sind das “Dream-Team”, wenn es um Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement geht. Erst im Zusammenspiel dieser Anwendungen wird ihr volles Potenzial ausgeschöpft. Hierbei existieren unterschiedliche Anwendungsgebiete, die es zu beachten gilt.
Bei der Erstellung von neuen Dateien sollten Sie sich stets fragen, wo diese Datei „hingehört“ und sie dann auch nur dort abspeichern.

1. OneDrive

OneDrive ist der Ort zur Speicherung Ihrer privaten (arbeitsbezogenen) Dateien, oder von Dateien, die Sie (noch) nicht teilen wollen. Die Dateien, die Sie hier ablegen, können von niemand anderem im Unternehmen eingesehen werden. Zwar gibt es natürlich die Möglichkeit, auch auf OneDrive gespeicherte Dateien zu teilen – speichern Sie solche Dateien aber lieber gleich auf Teams/Sharepoint (s.u.).
Eine naheliegende Alternative für diese Art von Dateien scheint zu sein, sie einfach auf der Festplatte abzuspeichern. Unser Rat ist es jedoch, zur Speicherung von Dateien und Dokumenten grundsätzlich nur OneDrive, Teams und SharePoint zu verwenden. Denn die Speicherung in der Cloud hat viele Vorteile zur Speicherung auf Ihrer Festplatte:
So besteht eine geringere Gefahr des Datenverlusts (etwa durch Schäden an der Hardware), und Sie haben sowohl bei SharePoint, als auch OneDrive weltweiten Zugriff auf die Datei. Der, in Bezug auf ein effizientes Dateimanagement, wohl wichtigste Vorteil ist aber die Dateikonsistenz, die durch die Cloudspeicherung erreicht werden kann: Dateien können einfach per Hyperlink geteilt werden, und kompliziertes „Email-Pingong“ mit verschiedenen Dateiversionen im Anhang wird durch die automatische Versionsspeicherung verhindert. Diese Versionierung im Hintergrund (sofern nicht deaktiviert) ermöglicht die effektive Zusammenarbeit mehrerer Personen an demselben Dokument durch die automatische Speicherung von Änderungen.
Kopien, Duplikate, oder verschiedene Versionen einer Datei muss und sollte es, in aller Regel, deswegen nicht mehr geben – sie sind schlicht meist nicht notwendig. Fragen nach der „korrekten“ Version gehören so der Vergangenheit an. Wenn sich alle an gewisse Spielregeln halten…

2. SharePoint

Zwischen Microsoft Teams und SharePoint gibt es eine enge Verzahnung: Mit Erstellung eines Microsoft Teams wird immer eine SharePoint Teamwebsite angelegt. SharePoint ist automatisch der Speicherort aller Dateien, die in Teams-Kanälen geteilt werden, auch die Rechte im Team werden durch SharePoint im Hintergrund verwaltet. Eine Teamwebsite ist auch immer eine Berechtigungsgruppe, so dass man damit dynamisch den Zugriff auf Dateien, Seiten oder Ordner steuern kann.

SharePoint Kommunikationswebsites dagegen stellen den „öffentlicheren“ Bereich dar. Dateien, die für das gesamte Unternehmen oder zumindest für ein “größeres Publikum” gedacht sind, sollten Sie also auf einer SharePoint Kommunikationsseite veröffentlichen. Hier erfüllt SharePoint seine Funktion als Intranet: Wissen kann hier dauerhaft verankert werden, Neuigkeiten werden für alle sichtbar gemacht, ein Austausch ist über eine Kommentarfunktion möglich.

So könnte z.B. Ihre Marketingabteilung einen eigenen Teams Kanal haben, mit entsprechender SharePoint Teamwebsite – für die interne Zusammenarbeit – aber auch gleichzeitig eine Kommunikationswebsite betreiben, um zentrale Infos und News zu veröffentlichen

3. Microsoft Teams

Durch den drastischen Anstieg des Homeoffices sind 2022 die täglichen Userzahlen sprunghaft von 140 Millionen auf 270 Millionen angestiegen. Grund hierfür ist sicherlich auch, dass Teams mehr ist als ein Tool für Chats oder Videocalls: Auch Microsoft Teams erlaubt es, gleichzeitig an Word, PowerPoint oder Excel zu arbeiten und gemeinsam – in Echtzeit – Notizen zu erstellen. Die Dateien werden aber, wie bereits erwähnt, immer “im Hintergrund” auf einer SharePoint Teamwebsite gespeichert. Mit allen o.g. Vorteilen: So erspart man sich zig verschiedene Versionen, die wiederum in einem Dokument zusammengeführt werden müssen. Von der Erstellung bis zur Archivierung bedarf es grundsätzlich also nur einer Datei, die via Link geteilt werden kann.
Möchten Sie also ein für Ihr Team relevantes Dokument speichern, sollten Sie dieses direkt in den jeweiligen Teams Kanälen ablegen: So können automatisch nur Sie und Ihre Teamkolleg:innen bzw. freigegebene Personen dieses Dokument bearbeiten.

Welche Maßnahmen kann ich zum Schutz vor Datenchaos ergreifen?

Neben dem grundsätzlichen Wissen, eine Datei immer nur einmal, entweder in OneDrive, oder Teams (SharePoint Teamwebsite), oder SharePoint (Kommunikationswebsite) zu speichern und via Link zu teilen, möchten wir Ihnen noch einige Tipps bzw. Anregungen geben, die aus unserer Sicht für langfristige Erfolge im Dateimanagement mit Microsoft 365 wichtig sind:

1. Eine effiziente MS Teams & SharePoint Intranet Architektur: Trotz vieler Freiheiten für die Nutzenden, muss es eine gewisse Governance mit „Pflichtteams“ und festgelegten Speicherorten für Dokumente geben. Ihre Mitarbeitenden müssen hierzu klare Angaben erhalten. Hierbei gilt der Merksatz: „So wenig Teams wie möglich, so viel wie nötig“.

2. Navigation: In Microsoft Teams und SharePoint Seiten sollte die Navigation für den User möglichst einfach und intuitiv sein. Die wichtigsten Dokumente sollten bspw. in den Reitern von MS Teams eingebunden sein. Genauso sollte die Kanalstruktur in MS Teams zweckmäßig und der Kanalname selbsterklärend sein.

3. Meta-Daten: Meta-Daten sind ergänzende Informationen zu Dateien wie z.B.: Wer ist für das Dokumente verantwortlich? Wer ist der Kunde? Wann wurde das Dokument erstellt? Diese können teilweise automatisch zugeordnet werden, müssen aber meistens manuell gepflegt werden. Das erfordert Disziplin, allerdings liegen die Vorteile, insbesondere bei tausenden Dokumenten, auf der Hand: In Teams oder SharePoint kann man in einer großen Liste speziell nach „Kunde“, „Verantwortlich“, „Erstelldatum“, etc. filtern, sortieren und eigene Ansichten anlegen.

4. Automatisierung: Menschen machen Fehler und können abwesend sein. Deshalb ist es sinnvoll, das Dokumentenmanagement – wo immer möglich – zu automatisieren. Bspw. können regelmäßige Excel-Status-Reports, die per E-Mail empfangen werden, vollautomatisch per Power Automate in Microsoft Teams in bestimmten Ordner mit einer eigenen Nomenklatur gespeichert werden. Genauso lassen sich teilweise Meta-Daten vollautomatisch zuordnen.

5. Suche: Eine Möglichkeit, sich in auch schon bestehendem Chaos zurechtzufinden, ist die intelligente und ggf. übergreifende Microsoft 365 Suche. Ist eine Datei partout nicht auffindbar, kann man in SharePoint organisationsweit suchen, d.h. ALLE Dokumente in OneDrive, Teams & SharePoint (für die man die Berechtigung hat!) werden per Volltext-Suche durchsucht. Selbst PDF-Inhalte & Bildinhalte werden erkannt. Trotzdem ist die Suche noch nicht perfekt und es hilft, wenn man die Suche auf Teams oder SharePoint Seiten einschränken kann.

Sie benötigen Hilfe rund um Ihre Microsoft 365 Systeme?  Kontaktieren Sie uns gerne.

Quellen:

www.support.microsoft.com/de-de/office/zusammenarbeit-mit-teams-sharepoint-und-onedrive-9ea6aa07-6e5e-4917-9267-d4d361da3dea

www.office365itpros.com/2022/04/28/office-365-number-of-users

www.businessofapps.com/data/microsoft-teams-statistics