Projektmanagement im Überblick

Definition Projektmanagement

Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen (vgl. Project Management Institut 2013, S. 1-3).

 

Was ist ein Projekt?

Der Begriff Projekt wird oftmals falsch interpretiert. Klar abzugrenzen ist er von sogenannten Regeltätigkeiten. Regeltätigkeiten haben keinen Einmaligkeits-Charakter, sondern sind Prozesse ohne klar definierten Endtermin, z. B. die Abwicklung von Devisen oder Bankgeschäften oder die Bewerkstelligung von Kundenanfragen. Projekte sind zeitlich begrenzt. Ferner ist desgleichen abzugrenzen von Linienmaßnahmen, die binnen einer Linientätigkeit durchgeführt werden können und keiner eigenen Organisationsform bedürfen, dies könnte die Erstellung eines neuen Ablagesystems oder eines Orgahandbuches in einer Orga sein. Ein Projekt hingegen ist nach Definition DIN 69901 ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. der Zielvorgabe, zeitlichen, finanziellen, personellen oder anderen Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und der projektspezifischen Organisation. So können Projekte eigenständige Organisationseinheiten innerhalb einer Linienorganisation sein.

Projektarten

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen den folgenden Projektarten:

  • Entwicklungsprojekte, die primär die Aufgabe haben, die Entwicklung eines armen oder unterentwickelten Zweit- oder Drittwelt-Landes zu fördern.
  • Orgaprojekte, die vorrangig die Aufgabe haben, neue Orgastrukturen zu schaffen.
  • Investitionsprojekte sind daneben im Wesentlichen Sachanlagen, beispielsweise der Bau eines Flughafens oder Hauses.
  • Forschungsprojekte können das Erforschen des Ökosystems des Atlantiks sein, aber auch die Erfindung des MP3-Players, oder schlichtweg die Erfindung der Kopfschmerztablette oder eines Impfstoffes (vgl. Tiba Business School 2021).

 

Projektlebenszyklus

Ein Projekt kennzeichnet sich durch seinen sogenannten Projektlebenszyklus aus, der bis zum Jahre 2009 nach DIN 69905 auch Projektlebensweg genannt wurde. Seit 2009 verwendet man den Begriff Projektlebenszyklus nach DIN 69901.
Der grundlegende Ablauf eines Projektes ist in vier Phasen unterteilt (vgl. Tiba Business School 2021):

  • Initiierung: Von der Idee oder der Notwendigkeit zum Projektauftrag
  • Planung: Das Projekt wird in der erforderlichen Tiefe geplant.
  • Durchführung: Geprägt von der Steuerung des Projektes. Das Projekt wird auf Kurs gehalten, auch bei möglichen Turbulenzen.
  • Abschluss: Überblick über noch ausstehende Aufgaben. Der Nutzen und die Zielerreichung wird demonstriert.

 

 Projektorganisation

Die verschiedenen Mitglieder einer Projektorganisation nehmen unterschiedliche Rollen ein:

  • Auftraggebende: Sie erteilen den Auftrag für das Projekt und initiieren es somit. Es handelt sich dabei entweder um Einzelpersonen oder eine Organsiation. Aufgabe der Auftraggebenden ist, die Projektidee zu konkretisieren, einen Projektleiter zu bestimmen, und den Projektrahmen mitzubestimmen, d.h. Projektziele, Budget, und zeitliche Vorgaben auszuarbeiten (das „magische Dreieck des Projektmanagements“). Unklarheiten in diesem Bereich gilt es von Anfang an zu vermeiden. (vgl. Biermann/Bitsch/Grund 2018, S. 11)
  • Entscheidungsgremium: Steuern das Projektcontrolling und die Strategie (oftmals auch Auftraggebende)
  • Projektleitende: Sie berichten an das Gremium, verantworten die Termine, Inhalte, etc.. Projektleitleitende sind die zentrale Figur einer Projekt-Orga. Als Hauptverantwortliche für eine erfolgreiche Abwicklung des Projektes müssen sie einen Überblick haben, welche Personen, Gruppen und Gremien in der Projekt-Orga innerhalb und außerhalb des Projektes von Bedeutung sind. Sie sind zuständig für die Gestaltung und Umsetzung der Prozesse und Methoden.
  • Projektteam: Das Projektteam setzt sich im Regelfall aus mehreren Projektmitarbeitern zusammen. Sie unterstehen organisatorisch und fachlich dem Projektleitenden. Projekttesams sind verschiedene Arbeitsgruppen und oft zuständig für thematische Teilbereiche (vgl. Biermann/Bitsch/Grund 2018, S. 11)

 

Autorin:

Birgit Weber ist Leitung Center of Competences Projektmarketing, studierte Betriebswirtin VWA, TÜV-zertifizierte Projektmanagerin, Prosci® zertifizierte Change Managerin und leitet das gruppenweite, zentrale Marketing der Tiba.

 

Quellenverzeichnis

  • Project Management Institut (2013): PMBOK (Guide). Atlanta, USA: ANSI/PMI.
  • Tiba Business School (2021): Projektmanager mit TÜV Rheinland® geprüfter Qualifikation Modul 1: Projektmanagement Prozesse, Methoden und Werkzeuge. München: Tiba Business School GmbH.
  • Biermann, T.; Bitsch, D.; Grund, J. (2018). Sustainability im Projektmanagement: Eine Studie der Tiba Managementberatung GmbH