Projektmanagement im Überblick

Definition Projektmanagement

Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen (vgl. Project Management Institut 2013, S. 1-3).

 

Was ist ein Projekt?

Der Begriff Projekt wird oftmals falsch interpretiert. Klar abzugrenzen ist er von sogenannten Regeltätigkeiten. Regeltätigkeiten haben keinen Einmaligkeits-Charakter, sondern sind Prozesse ohne klar definierten Endtermin, z. B. die Abwicklung von Devisen oder Bankgeschäften oder die Bewerkstelligung von Kundenanfragen. Projekte sind zeitlich begrenzt. Ferner ist desgleichen abzugrenzen von Linienmaßnahmen, die binnen einer Linientätigkeit durchgeführt werden können und keiner eigenen Organisationsform bedürfen, dies könnte die Erstellung eines neuen Ablagesystems oder eines Orgahandbuches in einer Orga sein. Ein Projekt hingegen ist nach Definition DIN 69901 ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. der Zielvorgabe, zeitlichen, finanziellen, personellen oder anderen Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und der projektspezifischen Organisation. So können Projekte eigenständige Organisationseinheiten innerhalb einer Linienorganisation sein.

Projektarten

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen den folgenden Projektarten:

  • Entwicklungsprojekte, die primär die Aufgabe haben, die Entwicklung eines armen oder unterentwickelten Zweit- oder Drittwelt-Landes zu fördern.
  • Orgaprojekte, die vorrangig die Aufgabe haben, neue Orgastrukturen zu schaffen.
  • Investitionsprojekte sind daneben im Wesentlichen Sachanlagen, beispielsweise der Bau eines Flughafens oder Hauses.
  • Forschungsprojekte können das Erforschen des Ökosystems des Atlantiks sein, aber auch die Erfindung des MP3-Players, oder schlichtweg die Erfindung der Kopfschmerztablette oder eines Impfstoffes (vgl. Tiba Business School 2021).

 

Projektlebenszyklus

Ein Projekt kennzeichnet sich durch seinen sogenannten Projektlebenszyklus aus, der bis zum Jahre 2009 nach DIN 69905 auch Projektlebensweg genannt wurde. Seit 2009 verwendet man den Begriff Projektlebenszyklus nach DIN 69901.
Der grundlegende Ablauf eines Projektes ist in vier Phasen unterteilt (vgl. Tiba Business School 2021):

  • Initiierung: Von der Idee oder der Notwendigkeit zum Projektauftrag: Hier liegt die Verantwortung bei den Projektauftraggebenden.
  • Planung: Das Projekt wird in der erforderlichen Tiefe geplant. Mit dem Start des Projekts geht die Verantwortung auf den/die Projektleiter:in über.
  • Durchführung: Geprägt von der Steuerung des Projektes. Das Projekt wird auf Kurs gehalten, auch bei möglichen Turbulenzen.
  • Abschluss: Überblick über noch ausstehende Aufgaben. Der Nutzen und die Zielerreichung wird demonstriert.

 

 Projektorganisation

Die verschiedenen Mitglieder einer Projektorganisation nehmen unterschiedliche Rollen ein:

  • Auftraggebende: Sie erteilen den Auftrag für das Projekt und initiieren es somit. Es handelt sich dabei entweder um Einzelpersonen oder eine Organsiation. Aufgabe der Auftraggebenden ist, die Projektidee zu konkretisieren, einen Projektleiter zu bestimmen, und den Projektrahmen mitzubestimmen, d.h. Projektziele, Budget, und zeitliche Vorgaben auszuarbeiten (das „magische Dreieck des Projektmanagements“). Unklarheiten in diesem Bereich gilt es von Anfang an zu vermeiden. (vgl. Biermann/Bitsch/Grund 2018, S. 11)
  • Entscheidungsgremium: Sie steuern das Projektcontrolling und die Strategie (oftmals auch Auftraggebende)
  • Projektleitende: Dem Projektmanager obliegt zumindest die fachliche Leitung des Projekts. Als Hauptverantwortlicher für eine erfolgreiche Abwicklung des Projektes muss er einen Überblick haben, welche Personen, Gruppen und Gremien in der Projekt-Orga innerhalb und außerhalb des Projektes von Bedeutung sind. Die Projektleitenden sind zuständig für die Gestaltung und Umsetzung der Prozesse und Methoden innerhalb des Projektteams (vgl. Bohinc 2012, S. 5 ff.). Sie sind für die verbindliche Annahme von Aufträgen und derern rechtzeitge Durchführung verantwortlich, dies gilt sowohl für interne als auch externe Aufträge. Hierbei tragen sie die Budgetverantwortung . Der Gestaltungsspielraum der Projektleitung wird durch den Projektrahmen, die Rahmenbedingungen des Unternehmens und konkret durch den Auftraggeber begrenzt.
    Um seiner/ihrer Verantwortung gerecht zu werden, muss der/die Projektleitende eine Reihe von Kompetenzen mitbringen.(vgl. Keßler und Winkelhofer 2004, S. 100f.)
    Dazu zählt natürlich die fachliche Kompetenz das Projektthema betreffend, die Methodenkompetenz zur fachlich-organisatorischen Leitung des Teams, Führungskompetenz, aber auch unternehmerische Erfahrung, um das Projekt „on budget“ und „on time“ zum Erfolg zu führen. (vgl. Hölzle 2009, S. 20 ff.).
  • Projektteam: Das Projektteam setzt sich im Regelfall aus mehreren Projektmitarbeitenden zusammen. Sie unterstehen für den Zeitraum des Projekts organisatorisch und fachlich dem/der Projektleitenden und unterstützen bei der Erfüllung der Projektaufgaben. Bei der Besetzung eines Projekts ist es zu empfehlen, stets diverse Sichtweisen verschiedener Fachrichtungen und unterschiedliche Erfahrungswerte und Ausbildungsrichtungen der Mitarbeitenden zu nutzen und die Einbeziehung aller Stakeholder zu beachten (Project Management Institute 2008).  Die einzelnen Projektmitglieder verantworten dabei die Abarbeitung der ihnen zugeteilten Arbeitspakete, zum vereinbarten Termin, mit dem festgelegten Budget (vgl. Keßler und Winkelhofer 2004 S. 103 ff.).  Für die tatsächliche Verteilung der Aufgaben gibt es verschiedenste Möglichkeiten, die sich aus der Projektorganisation, der verwendeten Projektmanagement-Methode und der zugrunde liegenden Firmen- bzw. Projektphilosophie ergeben: Hier ist von strenger hierarchischer Zuteilung bis hin zur völligen Selbstorganisation durch die Projektmitarbeiter, beispielsweise bei Anwendung von Scrum, alles denkbar (vgl. Gloger 2016).

 

Autorin:

Birgit Weber ist Leitung Center of Competences Projektmarketing, studierte Betriebswirtin VWA, TÜV-zertifizierte Projektmanagerin, Prosci® zertifizierte Change Managerin und leitet das gruppenweite, zentrale Marketing der Tiba.

 

Quellenverzeichnis

  • Project Management Institut (2013): PMBOK (Guide). Atlanta, USA: ANSI/PMI.
  • Tiba Business School (2021): Projektmanager mit TÜV Rheinland® geprüfter Qualifikation Modul 1: Projektmanagement Prozesse, Methoden und Werkzeuge. München: Tiba Business School GmbH.
  • Biermann, T.; Bitsch, D.; Grund, J. (2018). Sustainability im Projektmanagement: Eine Studie der Tiba Managementberatung GmbH
  • Bohinc, Tomas (2012): Führung im Projekt. Führungswissen für Projektleiter. Berlin, Heidelberg: Springer Berlin Heidelberg. Online verfügbar unter http://dx.doi.org/10.1007/978-3-642-23149-0.
  • Hölzle, Katharina (2009): Die Projektleiterlaufbahn. Organisatorische Voraussetzungen und Instrumente für die Motivation und Bindung von Projektleitern. Zugl.: Berlin, Techn. Univ., Diss., 2008. Wiesbaden: Gabler. Online verfügbar unter http://dx.doi.org/10.1007/978-3-8349-8449-4.
  • Gloger, Boris (2016): Scrum. Produkte zuverlässig und schnell entwickeln. 5., überarbeitete Auflage. München: Hanser.
  • Keßler, Heinrich; Winkelhofer, Georg (2004): Projektmanagement. Leitfaden zur Steuerung und Führung von Projekten. Vierte überarbeitete Auflage. Berlin, Heidelberg, Online verfügbar unter http://dx.doi.org/10.1007/978-3-642-17025-6
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