Als erfahrene Marketer:innen und Eventmanager, die die Aufgaben und Herausforderungen von KMU-Events kennen, möchten wir gerne unsere Erfahrungen mit dir teilen. Hier sind acht hilfreich Tipps, wie du bei der Erstellung eines Regelwerks für KMU-Events vorgehen solltest.
1. Referenten- und Teilnehmergewinnung
Die Auswahl und Einbindung von Referenten und Keynote-Speakern sollte eine Priorität sein. Kundschaft ist und externe Fachexpert:innen sind oft ideal als Redner. Berücksichtige bei der Einbeziehung von Referent:innen bitte immer die Compliance-Regeln und ziehe die Zusammenarbeit mit Event- oder Speaker-Agenturen in Betracht. Diese Agenturen können dir wertvolle Unterstützung bei der Auswahl und Buchung von Referenten bieten.
2. Kostenzusagen, Stornierungen, Rabatte und kostenlose Teilnahmen
Zentralisiere alle Fragen rund um Gebühren, Stornierungen und individueller Preisgestaltung bei der Projektleitung oder Eventleitung. Dies vermeidet Schwierigkeiten durch Sonderrabatte und sorgt für eine reibungslose Verständigung. Halte die Anzahl der kostenlosen Teilnahmen, insbesondere von Unternehmensmitarbeitern, gering, um den Charakter deines Events zu wahren, und verlange zusätzlich Stillschweigen bei Ermäßigungen.
3. Teilnahme der KMU-Mitarbeiter:innen
Es ist wichtig, dass KMU-Events als Kundenbeziehungsevents wahrgenommen werden und nicht als reine vertriebliche Angelegenheit. Um dies zu garantieren, bewahre das Gleichgewicht zwischen der Teilnahme von KMU-Mitarbeiter:innen und Kunden.
4. Regeln während der Veranstaltung
Stelle sicher, dass eine professionelle und gleichzeitig entspannte Atmosphäre herrscht. Ein klar definierter Dresscode und das Tragen von Namensschildern können dabei helfen. Die Betreuung der Referent:innen sollte ausschließlich durch das Organisationsteam erfolgen.
5. Allgemeine Kostenregelungen
Es sollte klar sein, dass nur die Projekt- oder Eventleitung im Hotel zeichnungsberechtigt ist und Kosten, die außerhalb der inkludierten Leistungen anfallen, nicht vom Projekt getragen werden. Informiere vor allem das Hotel, am besten den oder die Event Manager:in und deine Kolleginnen und Referent:innen oder Speaker darüber.
6. Umgang mit Mitbewerbern, Partnern und Sponsoren
Versuche, Mitbewerber:innen, die sich als Teilnehmer:innen anmelden, nicht zuzulassen, um eine werbe- und vertriebsfreie Veranstaltung zu gewährleisten. Wenn Geschäftspartner:innen doch teilnehmen wollen, stelle klar, dass Vertrieb unerwünscht ist.
7. Verhalten im Falle eines Unfalls oder Notfalls
Bereite dein Event-Team auf eventuelle Unfälle oder Notfälle vor. Im Falle eines solchen Ereignisses, muss die Event- oder Projektleitung umgehend informiert werden und den Anweisungen des Sicherheitspersonals sollte Folge geleistet werden.
8. Datenschutz
Behandle die persönlichen Daten deiner Event-Teilnehmer:innen mit größter Sorgfalt und sammle und verwende sie nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung und im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen.
Ein effektives und durchdachtes Event-Regelwerk ist der Schlüssel zum Erfolg deines KMU-Events. Beachte diese Punkte und du bist auf dem besten Weg, ein erfolgreiches und unvergessliches Event zu gestalten.
Mehr Tipps findest du in unserem Leitfaden:
Regelwerk für erfolgreiche KMU-Events
Buchen Sie jetzt hier Ihren kostenlosen Beratungstermin. Wir freuen uns auf Sie!
Autorin: Birgit Weber, Geschäftsführerin Tiba Marketing GmbH
Für weitere spannende Artikel besuche unsere Downloadarea
powered by Borlabs Cookie