Der eigentliche Projektmarketing-Prozess beginnt, wenn Sie es richtig machen wollen, bereits vor der Projektfreigabe. Denn Projekte können mit anderen Projekten im Unternehmen wetteifern. Hierbei ist es also sinnvoll, ein geplantes Projekt oder eine Projektidee richtig zu vermarkten und das „Warum“ herauszuarbeiten. Sobald das Projekt genehmigt ist, folgen die Analyse der Ist-Situation und die Bestimmung smarter Ziele. Erst dann geht es in die Planungsphase des Projektmarketings. Dies erleichtert die Durchführungs- und Realisierungsphase, die auch das Projektmarketing-Controlling beinhaltet.

Projektmarketing-Consultants entwickeln beispielsweise eine Kosten-Nutzen-orientierte Strategie für das Projektmarketing und setzen diese professionell um. Sie erstellen eine Analyse des Handlungsbedarfs im Projekt und konzipieren die Projektmarketing-Strategie unter Beachtung des kalkulierten Budgets. Daneben sind sie zum Beispiel verantwortlich für das Teilprojekt Projektmarketing und terminieren die Umsetzungsmaßnahmen unter Berücksichtigung des Projektstrukturplans. So kümmern sie sich auch um Success Stories, Marketingberichte und um das Controlling des Kommunikationskonzepts.

Projektmarketing reicht über eine rein informative Kommunikation im Projekt hinaus, es präsentiert das Projekt werblich – im Gegensatz zur klassischen Projektkommunikation. Somit ist Projektmarketing für jeden Projekttyp relevant. Projektmarketing ist daher auch nicht gleichzusetzen mit Change-Kommunikation, welche nur in Veränderungsprojekten angewendet wird. Doch gerade Change-Projekte müssen beizeiten positioniert werden – sowohl intern als auch extern. Denn im Endeffekt sollen Menschen für das Projekt entflammt und in Bewegung gesetzt werden.

Ihr Projekt war erfolgreich, aber keiner hat es wahrgenommen? Dann fehlte die Projektkommunikation! Projektkommunikation ist wichtig, um das Projekt nach außen zu präsentieren. Nur so kann aus einem gewinnbringenden Projekt ein Folgeprojekt werden und nur so können alle Projektbeteiligten erreicht werden.

Strategisch, transparent, attraktiv – so kommuniziert man in Projektarbeiten, um eine fruchtbringende Außenwahrnehmung herzustellen. Dabei muss man seine Zielgruppe kennen: Wer sind die Menschen, die erreicht werden sollen? Wo halten sie sich auf und was sind ihre Bedürfnisse? Danach lässt sich ergebnisbringende Projektkommunikation ausrichten.

Unter einem Kommunikationsplan versteht man eine Ausarbeitung aller geplanten Kommunikationsmaßnahmen für ein Vorhaben, ein Event oder eine Strategie. Im Kommunikationsplan sind Zuständigkeiten, einzelne Kommunikationsmaßnahmen und der zeitliche Ablauf festgehalten.