Hilfreiche Tipps für Deinen Event-Erfolg

Du planst ein aussichtsreiches Event und bist auf der Suche nach hilfreichen Tipps, wie du Schritt für Schritt vorgehen und worauf du deinen Fokus legen solltest? In diesem Blogbeitrag geben wir dir eine Schritt für Schritt-Anleitung an die Hand mit Ratschlägen und praktischen Empfehlungen, die dir dabei helfen sollen, dein Event, gleich welcher Art und Größe professionell und effektiv umzusetzen. Vom Festlegen des Mottos über die Event-Organisation bis hin zur Umsetzung und abschließenden Post-Kommunikation – wir begleiten dich mit unserer Schritt für Schritt-Anleitung auf dem Weg zu deinem Erfolgsevent. Wir hoffen, dich zu inspirieren.

Schritt 1 -Die Event-Planung

Bei der Planung eines erfolgreichen Events ist es entscheidend, zuerst deine Vision bzw. dein Motto und deine Event-Strategie festzulegen. Definiere klare Event-Ziele, die du erreichen möchtest. Überlege dir ein aussagekräftiges Motto, das den Charakter und die Botschaft deines Events widerspiegelt. Bestimm deine Zielgruppe, um gezielt auf deren Bedürfnisse und Interessen eingehen zu können. Plane das Datum deines Events oder vor allem auch ein Ersatzdatum, um sicherzustellen, dass alle relevanten Parteien verfügbar sind. Wenn du diese Schritte sorgfältig durchführst, legst du den Grundstein für deinen Event-Erfolg.

Schritt 2 – Die Projektorganisation für dein Event

Nachdem du Vision und Strategie definiert hast, ist es an der Zeit, die Projektorganisation festzulegen. Erstelle einen detaillierten Projektantrag, der Arbeitspakete, Timeline und Zuständigkeiten definiert. Beginne mit der Eventplanung, bei der du alle relevanten Aspekte wie Location, Programm, Catering und technische Ausstattung berücksichtigst. Lege dein Zeitmanagement fest, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben von allen relevanten Stakeholdern rechtzeitig erledigt werden können. Das Vertragsmanagement spielt eine wichtige Rolle, um Vereinbarungen mit Lieferanten, Dienstleistern und Partnern zu treffen. Erstelle am besten auch ein Regelwerk, das Richtlinien und Standards für das Event festlegt, so verhinderst du unangenehme Diskussionen kurz vor oder während des Events. Eine solide Projektorganisation spart Zeit und Ärger.

Schritt 3 – Die Umsetzungsphase deines Events

In diesem wichtigen Schritt geht es darum, deinem Event Leben einzuhauchen und eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen. Gestalt ein ansprechendes Programm, das die Interessen und Bedürfnisse deiner Zielgruppe aufnimmt. Plan die durchgängige Verpflegung, sei es ein Catering- oder auch Hotel-Service oder ein Menü für die Teilnehmer:innen. Besorge die richtige und qualitativ hochwertige Technik und Ausstattung, einschließlich der Event-Beschilderung, beides hebt das Niveau deines Events. Denke auch an das Reisemanagement, um Anreise und Unterkunft für Teilnehmer:innen zu organisieren. Engagiere professionelle Eventfotografen, um die Höhepunkte festzuhalten und bleibende Erinnerungen, vor allem für deine Post-Kommunikation zu schaffen. Stelle sicher, dass das Teilnehmermanagement effizient ist und alle relevanten Informationen in alle Richtungen kommuniziert werden. Plane Event-Moderation und das Event-Marketing. Ohne Kommunikation läuft nichts.

Beispiel für ein Projektstrukturplan

Schritt 4 – Dein Event-Erfolg

Die ungestörte Event-Durchführung selbst sowie die Sammlung wertvoller Informationen und Materialien während des Events ist essenziell. Stelle also sicher, dass dein Event reibungslos abläuft und alle geplanten Aktivitäten und Programmpunkte erfolgreich umgesetzt werden. Führe Umfragen durch, um Feedback von den Teilnehmern zu erhalten und Erkenntnisse über ihre Zufriedenheit und Verbesserungsmöglichkeiten zu gewinnen. Führe Interviews mit wichtigen Akteuren und Sprechern durch, um Meinungen und Erfahrungen einzufangen. Sorge für professionelle Eventfotografie, um qualitativ hochwertiges Bildmaterial zu erhalten. Nutze diese Materialien und Informationen für die Erstellung einer anschließenden Reportage und Content Syndication, um deine Erfahrungen und Highlights des Events mit deiner Community zu teilen und deine Reichweite zu erhöhen. Sei erfolgreich und sprich darüber!

Schritt 5 – Lessons Learned und Erfolge feiern

Es ist wichtig, den Abschluss deines Events gebührlich zu feiern und wertvolle Erkenntnisse aus der Umsetzung deines Event zu gewinnen. Reflektiere über die Lessons Learned und analysieren, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann, um künftige Events noch erfolgreicher zu gestalten. Feiere deine Erfolge mit deinem Event-Team und würdige so das Engagement aller Beteiligten. Nutze den produzierten Event-Content wie Berichte, Fotos, Videos und Feedback, um diese zu kommunizieren. Verbreite den Event-Content über verschiedene Kanäle wie deine (Event-) Website, Social-Media-Plattformen und Newsletter, um die positive Wirkung weiter zu verstärken.

Zusammenfassung und Hinweis

Du hast es geschafft! Nun bist du bestens gerüstet, um deinen Event-Erfolg zu garantieren. Von der Vision und Strategie über die Projektorganisation bis hin zur kreativen Programmgestaltung und der reibungslosen Durchführung – du wirst alle wichtigen Schritte sicher meistern. Und wenn nicht, rufe uns an oder kontaktiere uns, wir helfen dir garantiert. Vergiss bitte nicht ein Regelwerk für alle Event-Beteiligten zu erstellen! Wie das geht und was du auf dem Weg dahin beachten solltest, erfährst du in unserem ultimativen

Wir von Tiba Marketing sind uns sicher, dass du mit Leidenschaft und Herz großartige Events auf die Beine stellen kannst. Sei kreativ und empathisch, fühle dich in deine Zielgruppe hinein und lasse deine Veranstaltungen strahlen.

Deine Birgit Weber, Geschäftsführerin der Tiba Marketing GmbH