Jedes Projekt hat unterschiedliche Stakeholder, die beispielsweise über den aktuellen Projektverlauf informiert werden müssen. Zielgruppen können sein, z.B. Ingenieur:innen, Einkäufer:innen, Vertrieb, Mitarbeitende, Führungskräfte und Management. Jede Zielgruppe benötigt unterschiedlichste Informationen, deshalb unterscheidet man zwischen Informationen, die alle betreffen und Informationen, die nur eine Gruppe von Mitarbeitenden betrifft.
Jede Zielgruppe hat außerdem unterschiedlichste Präferenzen in Bezug auf Kommunikationskanäle. Nachfolgend geben wir dir anhand eines Praxisbeispiels Tipps zu den wichtigsten Kommunikationskanälen und wie du deine Zielgruppe bestmöglich erreichst. (Blog sponsored by Tiba Marketing GmbH)
Intranet als Außendarstellungsmöglichkeit für das IT-Projekt
Nutze für allgemeine Informationen als einen deiner Kommunikationskanäle die Projekt-Intranetseite. Darauf haben in der Regel alle Mitarbeitenden Zugriff und können sich pro aktiv über das Projekt und oder den Projektfortschritt erkundigen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass im Intranet die Kontaktdaten des Projektteams und der Projektsponsoren zu finden sind. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der Visualisierung des Projekts, die einen übersichtlichen, sowie allgemeinen Einblick in das Projekt ermöglicht.
Achte bei der Gestaltung der Projekt-Intranetseite darauf, die Inhalte auf die wesentlichen Informationen zu beschränken.
Wimmelbilder
Wimmelbilder sind große Bilder, die mithilfe von unterschiedlichsten Elementen und Figuren recht einfach und spielerisch Handlungen aufzeigen. Primär richtet sich ein Wimmelbild an alle Mitarbeiter:innen und Führungskräfte und dient dazu, den Nutzen des Projekts ebenfalls visuell und spielerisch zu verdeutlichen.
Arbeite mit spielerischen Figuren und bunten Farben. Mit dem Wimmelbild ziehst du die Aufmerksamkeit der Stakeholder auf das Projekt und regst zur Diskussion an.
Ziel eines Wimmelbildes ist, dass die Zielgruppe sich mit dem Projekt geistig auseinandersetzt. Verstärke die Neugier, indem du für die Platzierung viel besuchte Plätze, wie beispielsweise eine Cafeteria, Gänge, Aufenthaltsräume etc., wählst.
Beispiel für ein Wimmelbild
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Newsletter
Im Newsletter geht es darum, alle operativ arbeitenden Mitarbeitenden über den Rollout bzw. den Go-Live eines Projekts zu informieren.
Einer deiner Kommunikationskanäle sollten digitale Projekt-Newsletter sein. Der Newsletter sollte, im Gegensatz zu Mailings, detailliertere Informationen bezüglich des anstehenden Go-Lives enthalten. Er zeichnet sich durch ein visuell ansprechendes Layout aus.
Konzipiere den Newsletter inhaltlich so, dass alle relevanten Informationen, wie zum Beispiel, Go-Live Start, Erläuterung des Scopes, der Funktionalität, der betroffenen User Gruppen, sowie Start von beispielsweise Trainings zu neuen Themen oder Tools enthalten sind.
Management Newsletter
Erstelle den digitalen Newsletter kurz vor Go-Live auch im Management-Format. Dieser Management-Newsletter soll sich an alle Führungskräfte, Fachgebiets- und Abteilungsleitende sowie Geschäftsführer:innen richten.
Richte hier deshalb den inhaltlichen Fokus insbesondere auf die Stärkung des Bewusstseins, dass den Mitarbeitenden die entsprechenden Ressourcen eingeräumt werden, damit sie die Zeit für beispielsweise anstehende Trainings aufbringen können. Es gilt also, die Mitarbeitenden für einen anstehenden Rollout durch die Führungskräfte mithilfe des Newsletters zu unterstützen.
Simple Show
Arbeite für eine spezifische Zielgruppen-Information (z.B. für die Produkt-Ingenieure) am besten zusätzlich mit Simple Shows als Kommunikationskanal. Simple Shows sind kurze und User-freundliche Video-Formate, mit einer Länge von höchstens fünf Minuten.
Hier werden mit Hilfe einer nutzerfreundlichen Didaktik, z.B. neue System-Funktionalitäten eines IT-Projektes erklärt. Anhand von Bild und Sprache erhält die Zielgruppe in wenigen Minuten einen Überblick über die Neuerungen eines IT-Systems.
Nutze die Simple Show, um den Usern anhand von visueller Darstellung den Umfang von beispielsweise Funktionalität eines neuen IT-Systems auf eine spielerische Art und Weise zu vermitteln, ohne sie mit detaillierten Zusatzinformationen zu verwirren.
Ziel ist es hier, einen kurzen und verständlichen Abriss der neuen Funktionalität innerhalb eines neuen IT-Systems zu vermitteln.
Platziere die jeweilige Simple Show auf der firmeninternen Intranetseite und verlinke sie zudem auch in den jeweiligen Newslettern für maximal Streubreite.
Darstellungsbeispiel für ein Simple Show (Erklärvideo)
(Quelle: „simpleshow explains simpleshow“, YouTube)
Projekt Postfach
Damit du den Austausch zwischen Projektteam und Stakeholdern förderst und stärkst, richte eine eigene Projekt-E-Mail-Adresse als internen Kommunikationskanal ein.
Mit dieser Maßnahme ermöglichst du, dass die Betroffenen bei Problemen bzw. Fragen einen Ansprechpartner haben und dich anschreiben können.
Wenn Betroffene zum Beispiel mehr Information bzgl. eines anstehenden IT-Rollouts, Funktionalitäten oder Trainings haben, können sie so eine Mail an das Projekt-Postfach senden. Versuche im Team, die Fragen so schnell und gut wie möglich zu beantworten.
Key User und Key User Communities
Key User sind ausgewählte Mitarbeitende, welche in einem IT-Projekt technisch affin, interessiert und hilfsbereit sind. Zudem sind sie meist schon länger im Unternehmen und bringen das nötige Fachwissen mit.
Identifiziere die Key User mithilfe des Projektteams aus allen Bereichen, die von einem Systemumstieg betroffen sind. Die Key User nehmen innerhalb eines IT-Projekts die Rolle der 1st Person of contact ein und sind somit für ihre Kollegen der erste Ansprechpartner, wenn es um die Nutzung eines neuen IT- Systems geht.
Schule die Key User explizit auf ihre Rolle und geben ihnen ein ausführliches Training im Umgang mit dem neuen IT-System.
Rufe eine Key User Community ins Leben, damit sich die Key User innerhalb der Organisation gut vernetzen. Innerhalb dieser Community tauschen sich die Key User aus und leisten, wenn nötig, Hilfestellung in Bezug auf die Tool-Nutzung.
Lade zusätzlich bis zu dreimal jährlich zum Key User Call ein, damit die Business Verantwortlichen Updates über den Projektverlauf, sowie Informationen zu neuen Funktionalitäten geben.
Welche Vorteile gehen mit einer Key User Community einher? Folgende Vorteile konnten wir während eines Projektverlaufes aus unserer Praxis beobachten:
- Vernetzung innerhalb der Organisation, sowie reger Austausch unter den Mitarbeitenden
- Aufbau einer userorientierten Community, die auch nach Projektzeit Hilfestellung leisten kann
- Verbesserung der geplanten Funktionalitäten innerhalb des neuen IT-Systems, durch Vorschläge vonseiten der Key User
- Stärkung der Diskussionskultur innerhalb der Organisation
- Erhöhte Akzeptanz zum Veränderungsvorhaben und Tool-Einführung
- Stärkung des Willens zur Veränderung
- Schaffung von Akzeptanz
Sync Calls
Die Sync Calls können für den regelmäßigen Austausch weltweit an allen Unternehmensstandorten stehen. Da ein Systemumstieg alle Unternehmensstandorte betrifft, ist es umso wichtiger, einzelne Verantwortliche aus beispielsweise Asien, Europa, Amerika, welche den Projektfortschritt an die Mitarbeitenden vor Ort weitergeben.
Organisiere die regional Sync Calls bis zu viermal im Jahr, das Projektteam bereitet diese inhaltlich und gemeinsam vor. In diesen Calls bzw. Online-Meetings steht vor allem der Projektfortschritt im Vordergrund.
Informiere alle Teilnehmenden über anstehende Meilensteine und die damit einhergehenden neuen Funktionalitäten.
Erfrage in den Meetings, ob die geplanten Funktionalitäten auch die Erwartungen der Mitarbeitenden an anderen Standorten erfüllen und ob die Arbeitsprozesse bei der Lösungsfindung ausreichend beachtet wurden.
Du wirst dabei von den Local Responsibles hilfreiche Informationen und nützliche Tipps erhalten, nimm diese auf und berücksichtige sie in der Konzeptionsphase.
Notiere offene Fragen vonseiten der Local Responsibles und bespreche sie anschließend im Projektteam und gemeinsam mit der IT.
Stelle im Nachgang die Antworten zusammen und gebe diese an die Local Responsibles weiter. Auch bei den Regional Sync Calls können wir Vorteile für dich zusammenfassen:
- Feste Ansprechpartner an den betroffenen Unternehmensstandorten
- Transparente Projektkommunikation weltweit
- Interaktiver Austausch mit Fachexperten an den jeweiligen Standorten
- Sicherstellung der Erwartungshaltung an das PLM System im Auslandn(vgl. Tiba Managementberatung, Tiba Magazin, Corrie, 2021)
Du hast Fragen zu den einzelnen Kommunikationskanälen oder wie du am besten deine Zielgruppe erreichst? Kontaktiere uns ganz einfach unverbindlich.
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Autorin: Birgit Weber, Geschäftsführerin der Tiba Marketing GmbH
Quelle: Özlem Corrie, Tiba Magazin 2021
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