Neujahrsvorsätze für Projektmanager: Schlank und flexibel arbeiten

Zu den beliebtesten Neujahrsvorsätzen zählen abnehmen, mehr Ordnung und weniger Stress. Warum probieren Sie diese Vorsätze nicht einmal bei Ihrem Projektmanagement aus? Lassen Sie sich inspirieren, wie Sie mithilfe von Scrum, Kanban oder Design Thinking Ihre Prozesse verschlanken, für mehr Struktur sorgen und Ihre Leistung steigern können!

DIE GRUNDSÄTZE EINER AGILEN ARBEITSWEISE

Die agile Philosophie konzentriert sich auf befähigte Menschen und ihre Interaktionen sowie auf die frühzeitige und konstante Bereitstellung von Werten für ein Unternehmen. Agiles Projektmanagement fokussiert sich darauf, in der vorgegebenen Zeit und mit dem vorgegebenen Budget den größtmöglichen Wert für die Fachleute des Unternehmens zu schaffen, vor allem dann, wenn die Bereitschaft zur Leistung größer ist als das Risiko. Zu den Grundsätzen gehören:

  • Projektaufgaben und -anforderungen werden in kleinere Teile zerlegt, die dann vom Team nach ihrer Wichtigkeit priorisiert werden.
  • Agiles Projektmanagement fördert die Zusammenarbeit, insbesondere mit dem Kunden.
  • Das agile Projekt reflektiert, lernt und passt sich in regelmäßigen Abständen an, um sicherzustellen, dass der Kunde stets zufrieden ist und Ergebnisse erhält, die ihm einen Nutzen bringen.
  • Agile Methoden ermöglichen es einer Organisation, eine Arbeitshaltung zu schaffen, die es dem Team erleichtert, effektiv auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren.

WELCHE GRUNDVORAUSSETZUNGEN MÜSSEN FÜR AGILES PROJEKTMANAGEMENT ERFÜLLT WERDEN?

“Agiles Projektmanagement” wird häufig als “schnelleres, flexibleres Projektmanagement” verstanden. Was ist notwendig, damit Projekte tatsächlich “flexibler” durchgeführt werden können? Reicht die (Neu)Einführung einer agilen Methode?

Laut unserem Agile Mindset Experten, Berater und Trainer Alexander Koschke ist die Einführung einer neuen Methode oft der erste Schritt, den Unternehmen machen, wenn sie agiler werden wollen. Das klingt oft vielversprechend und ist im Vergleich zum Mindset-Change oder einer größeren organisatorischen Veränderung auch schneller umzusetzen. Daher rührt die große Anzahl an agilen Initiativen der letzten Jahre in fast allen Bereichen.

Früher oder später müssen jedoch fast alle Anwender feststellen, dass die Einführung der Methode nicht ausreicht und die anderen beiden Aspekte, Mindset-Change und organisatorische Veränderung, sich nicht umgehen lassen, wenn man wirklich schneller und flexibler werden möchte.

► Zum Experten-Interview: Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?

Flexibel bedeutet dabei auch flexibel in der Anwendung der richtigen Methode. Um die passende Methode für mein Problem herauszufinden, muss ich Agilität und die Prinzipien dahinter verstanden haben, d.h. das agile Mindset auch verinnerlicht haben. Nur eine andere Methode zu verwenden hilft gar nichts, man muss die passende Methode anwenden, sonst wird alles nur noch schlimmer.

Unser Agile Mindset Seminar beschränkt sich nicht auf eine einzelne Methode des agilen Projektmanagements, sondern betrachtet eine Reihe unterschiedlicher Ansätze von Scrum, KANBAN, Lean und Design Thinking. Gleichzeitig soll ein Verständnis entstehen, welches Mindset und welche organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen werden müssen, um die jeweilige Methode erfolgreich einzusetzen.

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Nutzen Sie dieses Seminar, um einen umfassenden Einstieg ins agile Projektmanagement zu bekommen und lernen Sie eine neue Art des Projektmanagements kennen, das klassische und agile Methoden kombiniert!

SCRUM LÖST PROJEKTE IN ÜBERSCHAUBARE, MUNDGERECHTE TEILE AUF

Projektteams, die dem Scrum Framework folgen, entwickeln Produkte in einer Reihe von Iterationen, die große und komplizierte Projekte in überschaubare, mundgerechte Teile zerlegen. Diese Iterationen werden Sprints genannt.

Ein Sprint ist ein kurzer, begrenzter Zeitraum, in dem ein Scrum-Team an der Fertigstellung eines bestimmten Arbeitsumfangs arbeitet. Sprints sind das Herzstück von Scrum, und wenn Unternehmen sie richtig einsetzen, können sie agilen Teams helfen, schneller und häufiger qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern. Vor allem aber gibt die Arbeit in Sprints den Teams mehr Flexibilität und ermöglicht eine einfachere (und weniger kostspielige) Anpassung an Veränderungen.

Der „Daily Scrum“ ist die wichtigste Aktivität während eines Sprints. Das Daily Scrum Meeting dauert normalerweise nicht länger als 15 Minuten. Es findet immer am gleichen Ort und zur gleichen Zeit statt, um Verwirrung zu vermeiden. Zuständig für das Meeting ist nicht der Product Owner, sondern der Scrum Master.

Der Product Owner spielt bei allen anderen Aktivitäten eine wichtige Rolle, aber beim Daily Scrum geht es um etwas anderes als die Entwicklung des Produkts: Es geht darum, wie das Entwicklungsteam zusammenarbeitet. Deshalb liegt der Schwerpunkt des täglichen Treffens auf der Besprechung dessen, was bisher getan wurde und als Nächstes getan werden soll. Die Idee ist, dass die Teammitglieder mögliche Hindernisse oder Probleme miteinander teilen, um den Arbeitsfortschritt zu optimieren.

SIMPEL UND EFFEKTIV: MEHR ORDNUNG MIT KANBAN

Wem die Einführung von Scrum zu viel ist, kann bereits mit dem einfachen, aber effektiven Einsatz eines Kanban Boards für mehr Ordnung in seinen Arbeitsabläufen sorgen – sowohl bei den eigenen als auch umfassend im Team.

Kanban ist eine Methode, bei der die Anzahl paralleler Arbeiten, der Work in Progress (WiP), begrenzt ist und somit kürzere Durchlaufzeiten erreicht und Probleme – insbesondere Engpässe – schnell sichtbar gemacht werden sollen. Kanban wird vor allem dort eingesetzt, wo viele kleine Aufgaben schnell abgearbeitet werden sollen. Dies ist zum Beispiel in der Wartung, oft auch bei Management-Aufgaben oder einfach im Tagesgeschäft der Fall. Vor allem bei vielen, unzusammenhängenden und ungeplanten Aufgaben, die unregelmäßig anfallen und ad hoc abgearbeitet werden müssen und um Aufgaben sinnvoll an Teammitglieder zu verteilen, um Überlastung und Multitasking zu verhindern.

Die Transparenz und die Visualisierung auf dem Board hilft dabei, zusätzliches Reporting für die Führungskraft zu reduzieren, da jederzeit für alle transparent ist, wer an was arbeitet. Das Projektteam wird dadurch nicht zusätzlich belastet bzw. vom Arbeiten abgehalten.

DESIGN THINKING: SO HOLEN SIE DAS BESTE AUS IHRER KREATIVITÄT HERAUS!

Im Prinzip ist Design Thinking eine Kreativitätstechnik, die in fünf Schritte aufgeteilt ist. Jeder einzelne Schritt kann unterschiedlich komplex sein und in einer unterschiedlichen Anzahl von Iterationen durchgeführt werden. Dabei müssen jedoch nicht alle Schritte nacheinander durchgeführt werden, es kann jederzeit vor- oder zurückgesprungen werden. Da im Design Thinking auch iterativ gearbeitet wird, werden die Schritte sowieso mehrfach wiederholt angewendet, um sich Schritt für Schritt der Lösung anzunähern. Die Schritte sehen grob wie folgt aus:

1. Eintauchen: Den Kunden verstehen unter dem Motto: zuhören, eintauchen in die Welt des anderen, Zusammenhänge erkennen.

2. Fokussieren: Gewonnene Erkenntnisse clustern, strukturieren, auf bestimmte Aspekte fokussieren und das Problem identifizieren.

3. Ideen kreieren: In einem interdisziplinären Team so viele Lösungsideen, wie möglich sammeln.

4. Prototypen produzieren: Prototyping, d.h. aus dem favorisierten Lösungsansatz einen Prototypen generieren, den der Kunde sofort testen kann.

5. Testen: Feldversuch des Prototypen mit ersten Anwendern und Sammeln von ehrlichem Feedback.

SO GELINGT DER SCHRITT ZU MEHR AGILITÄT

Betrachtet man die verschiedenen Methoden von Scrum über Lean bis Design Thinking und untersucht die Werte, die sich hinter den Ansätzen verbergen, erkennt man, dass alle Methoden, wenn sie mit dem entsprechendem Mindset angewendet werden, zu mehr Agilität führen können, allerdings mit unterschiedlichen Stärken und Einsatzmöglichkeiten.

Unternehmen, die den Wunsch haben „agiler“ zu werden, dürfen nicht nur danach streben von klassischem Projektmanagement auf Scrum umzustellen, sondern sollten vielmehr unterschiedliche Maßnahmen und Methoden ins Auge fassen, um agiler zu werden. Dabei ist nicht nur mehr Agilität das Ziel, sondern auch eine sinnvolle Kombination von agilen und klassischen Methoden.

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