Wenn Sie regelmäßig wichtige Meetings oder Gremien organisieren müssen, kennen Sie das Problem: Die Kommunikation mit den Teilnehmern gestaltet sich oft chaotisch und ineffizient. Sie versenden E-Mails mit der Agenda und relevanten Dateien, erhalten aber nur sporadisch Feedback oder zusätzliche Dokumente. Der Überblick über die Agenda-Punkte, Zuständigkeiten und Vorbereitungsstände geht schnell verloren.
Doch das muss nicht sein! Mit Microsoft 365 können Sie in kurzer Zeit eine einfache und effektive Meeting Lösung aufbauen. Und das Beste daran: Es sind keine Programmierkenntnisse oder teure Software notwendig. Alles, was Sie dafür benötigen, sind Microsoft Lists, SharePoint und Power Automate.
Microsoft Lists ist ein Tool, mit dem Sie Listen erstellen und verwalten können, um Aufgaben zuzuweisen, den Status zu verfolgen oder Informationen zu sammeln. SharePoint ist eine Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement, mit der Sie Ordner und Dateien online speichern und teilen können. Power Automate ist ein Service zur Workflow-Automatisierung, mit dem Sie Aktionen auslösen können, wenn bestimmte Ereignisse eintreten oder Bedingungen erfüllt sind.
Wir zeigen Ihnen anhand eines echten Praxisbeispiels, wie Sie diese drei Tools kombinieren und eine Meeting-Lösung erstellen können. Der Vorteil: Diese skizzierte Lösung ist relativ einfach zu erstellen und kann beliebig skaliert und erweitert werden, wenn Ihre Mitarbeitenden mit der Microsoft Power Plattform vertraut sind.
Ausgangslage
Bisher wurde die Agenda für das monatliche Gremium per E-Mail zusammen mit relevanten Dateien verschickt. Die Empfänger haben daraufhin ihr Feedback per E-Mail zurückgesendet und oft ebenfalls eigene Dateien als Anhang geschickt. Dies führte dazu, dass der Organisator den Überblick über die Agendapunkte, das Feedback und die eingereichten Dateien verlor.
Lösung
Wir haben eine schnelle und effektive Lösung entwickelt, die innerhalb von zwei Arbeitstagen umgesetzt werden kann. Wie bisher werden die Agendapunkte und Dateien als ZIP-Datei aus einem anderen Tool zur Verfügung gestellt. Sobald die Ordner und Dateien extrahiert sind, startet ein Power Automate Flow, der aus den Ordnernamen die jeweiligen Agenda-Punkte in einer Microsoft Lists erstellt. Dabei wird auch ein Link zu den entsprechenden SharePoint Ordnern und Dateien erstellt.
Der Verantwortliche für das Meeting weist nun in der SharePoint Liste verantwortliche Personen für jeden Agendapunkt zu, die für dessen Vorbereitung zuständig sind. Diese Personen können Feedback direkt in die Liste eintragen oder weitere Dateien zum verlinkten SharePoint Ordner hochladen. Sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind, hat der Meeting-Verantwortliche alle relevanten Informationen transparent und übersichtlich in einer Liste und kann jederzeit auf die benötigten Dateien zugreifen.
Schritt-für-Schritt Anleitung
1. Erstellen Sie die Meeting-Agenda Liste in Microsoft Lists mit den Spalten:
- Titel (Text)
- Beschreibung (Text)
- Datum Meeting (Datum)
- Verantwortlicher (Person)
- Status (Auswahl)
- Link (Hyperlink)
2. Erstellen Sie einen neuen Ordner in einer SharePoint Dokumentenbibliothek bspw. mit dem Namen „Meeting Dokumente“.
Wie Sie den Ordner nutzen hängt von Ihrem Anwendungsfall ab: Wenn irgendwo die Agendapunkte strukturiert zur Verfügung stehen, könnte man die entsprechenden Ordner ebenfalls automatisch via Power Automate erstellen lassen. In unserem Beispiel werden uns die Agendapunkte bzw. die dazugehörigen Ordner und Dateien als ZIP-Datei zur Verfügung gestellt. Diese ZIP-Datei extrahieren wir in den SharePoint Ordner.
3. Erstellen Sie einen neuen Flow in Power Automate mit dem Auslöser „Wenn eine neue Datei erstellt wird“ im SharePoint Ordner „Meeting Dokumente“.
Fügen Sie dann folgende Aktionen hinzu:
- Für jeden Ordnernamen: Erstellen eines neuen Elements in der Liste „Meeting Agenda“ mit dem Titel als Ordnernamen, dem Meeting Datum und einem Link zum Ordner in der Liste
- Speichern und testen Sie Ihren Flow
4. Richten Sie in Microsoft Lists eine Regel ein, sodass wenn in der Spalte „Verantwortlicher“ jemand eingetragen wird, diese Person automatisch benachrichtigt wird.
5. Weisen Sie nun manuell in der Liste „Meeting Agenda“ jedem Agendapunkt einen Verantwortlichen und ggf. Status zu.
6. Testen Sie Ihre erstellte Lösung und informieren Sie Ihr Team, wie man mit dieser Lösung arbeitet.
Verbessern und erweitern Sie die Lösung mit weiteren Microsoft 365 Apps wie z. B. Power Automate, Power Apps, Power BI, Lists, SharePoint, Teams usw.
Bitte beachten Sie, dass diese Lösung nur für wichtige Meetings mit strukturierten Vorbereitungen geeignet ist. Zudem sollten Sie den Aufwand für die Klärung der genauen Anforderungen und Prozessschritte, dem Aufbau, dem Testen, dem Support und schließlich auch der Wartung, Fehlerbehebungen und Erweiterungen nicht unterschätzen. Im Best Case kann man diese Lösung aber in wenigen Stunden oder Tagen implementiert werden und somit hat man meist schon nach den ersten Meetings einen Einspar- und Qualitätseffekt.
Autor: Marcus Machon, Leitung CoC Digitalisierung, am 24.03.2023
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