Wie funktioniert eine professionelle Webinar-Durchführung?

In unserer digitalen Ära sind Webinare ein sehr wichtiges und nicht mehr wegzudenkendes Tool für Ihr Unternehmen, um Bildung, Markenpräsenz und Kundenbindung zu fördern. Gerade für Marketingleiter und Vertriebsleiter ist es wichtig, dass Webinare nicht nur technisch einwandfrei ablaufen, sondern auch inhaltlich überzeugen sowie das Image der Referierenden und Ihres Unternehmens stärken. Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen umfassenden Prozess zur professionellen Vorbereitung und Durchführung Ihrer Webinare. So minimieren Sie technische Störungen durch sorgfältige Planung und sichern Ihre Professionalität.

Die Bedeutung eines strukturierten Webinar-Prozesses

Ein durchdachter Webinar-Prozess ist ausschlaggebend, um die zahlreichen potenziellen Fallstricke von der Planung bis zur Nachbereitung zu vermeiden. Nicht abgestimmte oder schlecht vorbereitete Webinare führen sehr häufig zu technischen Problemen, die das Ansehen Ihres Unternehmens und der Referierenden massiv schädigen können. Ein professioneller Ablauf dagegen stellt sicher, dass jedes Webinar Ihr Image und die Marke Ihres Unternehmens stärkt.

Die Webinar-Struktur

Teil 1: Begrüßung und technische Informationen (2 Minuten)

Dieser Abschnitt legt den Grundstein für ein erfolgreiches Webinar. Teilnehmende erhalten alle notwendigen technischen Informationen. Für Live-Sessions wird die Aufzeichnung angekündigt und die Stummschaltung aller Mikrofone sichergestellt, um Hintergrundgeräusche zu eliminieren.

Teil 2: Vorstellung und Bezug zum Unternehmen (3 Minuten)

Eine prägnante Vorstellung der Referierenden und des Unternehmens schafft eine persönliche Verbindung und stellt die Professionalität des Webinars sicher. Auf diese Weise werden sowohl das Vertrauen als auch das Interesse der Teilnehmenden erhöht.

Teil 3: Hauptteil (20 bis 40 Minuten)

Der Hauptteil ist das Herzstück des Webinars, in dem der Hauptinhalt präsentiert wird. Eine interaktive Einbindung der Teilnehmenden fördert die Aktivität und das Engagement – z.B. durch Einstiegsfragen sowie kürzere Live-Umfragen und dem Live-Chat zwischendurch. Mithilfe von konkreten Praxisbeispielen und Fallstudien wird der rote Faden des Webinars verstärkt und die praktische Anwendung des Gelernten veranschaulicht.

Teil 4: Abschluss (5 Minuten)

Der Abschluss eines Webinars bietet die Gelegenheit, Teilnehmende für weitere Aktionen zu gewinnen, z.B. durch Anmeldung zum Newsletter, Hinweise auf künftige Webinare oder die Bereitstellung weiterführender Ressourcen. Daneben ist Zeit für eine kurze Fragerunde.

Die Teilnehmererfahrung

Ansprechende Gestaltung

Die Erfahrung der Teilnehmenden entscheidet maßgeblich über den Erfolg Ihres Webinars. Um eine hohe Zufriedenheit und Engagement zu erreichen, sollte die Interaktion während der Session – wie zuvor erwähnt – gezielt gefördert werden. Daneben ist es wichtig, das Webinar visuell ansprechend zu gestalten, beispielsweise durch den Einsatz von qualitativ hochwertigen Präsentationsmaterialien, Videos und Infografiken.

Anpassung an verschiedene Lernstile

Ein erfolgreiches Webinar berücksichtigt die verschiedenen Lernstile der Teilnehmenden. Einige lernen besser durch Zuhören, andere durch Sehen oder durch interaktive Beteiligung. Durch den Einsatz verschiedener Präsentationsmethoden und Medien kann das Webinar für alle Teilnehmerstilarten optimiert werden.

Die technischen Aspekte und Rollenverteilung

Eine klare Rollenverteilung und eindeutige technische Anweisungen sind unerlässlich, um technische Störungen zu vermeiden. Dies umfasst die Verwaltung von Audio und Video, die Aktivierung der Chatfunktion und die sichere Handhabung von Aufzeichnungen. Darüber hinaus erleichtert eine Art Katalog von standardisierten Antworten auf häufige Fragen – wie zum Beispiel die Empfehlung zum neuen Login bei Ton- und Bildproblemen oder die Bereitstellung der Webinar-Unterlagen im Nachgang – die schnelle Kommunikation während des Webinars.

Das Risikomanagement für eine Webinar-Session

Eine Generalprobe bietet die Möglichkeit, die Inhalte zu verfeinern und sicherzustellen, dass sie klar und effektiv vermittelt werden. So können Abläufe und Technik im Vorfeld überprüft und angepasst werden. Außerdem empfiehlt es sich, Vorab-Aufzeichnung als „Fallback“-Webinar anzufertigen, so werden technische Ausfälle elegant umgangen. Diese Vorgehensweise minimiert das Risiko eines kompletten Webinar-Ausfalls und gewährleistet, dass alle Inhalte wie geplant präsentiert werden können.

Die Reichweite

Maximierung der Reichweite durch On-Demand-Webinare

Nicht jeder Interessierte kann live teilnehmen. Die Bereitstellung des Webinars als On-Demand-Version erweitert die Reichweite. So können eventuell Verhinderte die Inhalte zu einem anderen Zeitpunkt konsumieren. Dadurch wird die Lebensdauer des Webinar-Inhalts erhöht und eine kontinuierliche Engagement-Möglichkeit geschaffen.

Follow-Up-Strategien zur Maximierung des Engagements

Nach dem Webinar sollten Follow-Up-Strategien implementiert werden, um das Engagement zu maximieren. Dies kann durch den Versand einer Danksagung, einer Umfrage zur Zufriedenheit, zusätzlichen Ressourcen zum Webinar-Thema oder exklusiven Angeboten erfolgen. Solche Maßnahmen helfen dabei, die Beziehung zu den Teilnehmenden zu festigen und sie für kommende Webinare zu interessieren.

Schlussbemerkung

Ein sorgfältig geplanter und professionell durchgeführter Webinar-Prozess spiegelt nicht nur das Engagement Ihres Unternehmens für Qualität wider, sondern sichert auch das Vertrauen und die Loyalität Ihrer Kunden und Interessenten. Für Marketingleiter und Vertriebsleiter ist dieser Leitfaden ein wichtiges Werkzeug, um sicherzustellen, dass jedes Webinar zur Steigerung des eigenen und des Images Ihres Unternehmens beiträgt und Ihren Teilnehmenden ein hochwertiges Lernerlebnis bietet.

Gerne stehen wir Ihnen bei der Planung Ihrer Webinare zur Verfügung – kontaktieren Sie gerne unser Team!

Autorin: Vivien Dost, CRM Strategist & Marketing Consultant

(Blog sponsored by Tiba Marketing GmbH)

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