5 Tipps für gelungene Change-Kommunikation

Zielgerichtete Change-Kommunikation ist für ein Change-Projekt essenziell. Betrachten wir folgendes Beispiel: Ein Unternehmen plant, ein neues CRM-System einzuführen. Nach monatelanger Arbeit im Hintergrund wird den Mitarbeitenden eine Woche vor der Implementierung eine E-Mail verschickt, dass am Mittwoch eine Schulung stattfinden wird, an der diese teilnehmen müssen, weil das System am Donnerstag live gehen soll. Die Mitarbeitenden fühlen sich überfordert und unzureichend vorbereitet, da ihnen so wenig Zeit gegeben wird, sich vorzubereiten oder anzupassen. Einige äußern ihre Bedenken, während andere direkten Change-Widerstand leisten, indem sie sich weigern, das neue CRM-System zu verwenden. Dies führt zu Widerstand im Change, Frustration – im schlimmsten Fall zum Boykott oder Misserfolg für die Einführung des neuen CRM-Systems.

Erfolgreiche Change-Kommunikation in Unternehmen braucht daher Struktur und eine klare Vorgehensweise. Hier sind fünf Tipps, die Ihnen in Ihrem Change-Projekt helfen können:

1. Kommunizieren Sie im Change immer frühzeitig!

Selbst, wenn noch nicht alle Details bekannt sind, fangen Sie an, frühzeitig zu kommunizieren in der Change-Kommunikation. Das Schaffen eines Bewusstseins für den anstehenden Change beugt erfahrungsgemäß Gerüchten und Unsicherheiten vor. Change-Kommunikation ist am wirksamsten, wenn sie in einer frühen Phase des Projektlebenszyklus erfolgt. Eine proaktive Berichterstattung kann zudem die negativen Folgen durch Nichteinbeziehung der Betroffenen enorm reduzieren, denn mangelhafter Austausch, gerade in der Anfangsphase eines Changes, führt oft zu massiven Widerständen.

Veränderungen können bei den Mitarbeitenden teilweise große Ängste hervorrufen. Aus diesem Grund verschließen sie sich oft im weiteren Projektverlauf. Selbst eine Aussage, noch nicht alle Antworten zum Projekt bereit zu haben, jedoch auf zukünftige Kommunikationstermine zu verweisen, oder erst einmal die Frage zu stellen, welche Fragen offen sein könnten, ist besser, als nicht oder ungenügend zu kommunizieren.

2. Seien Sie transparent in Ihrer Change-Kommunikation!

Bei Change-Projekten ist es wichtig, ehrlich, offen und transparent zu kommunizieren. In keiner Veränderung gibt es ausschließlich positive Auswirkungen. Eine transparente Change-Kommunikation wird geschätzt und schafft nachweislich Vertrauen. Erklären Sie den Nutzen und die Vorteile, die Mitarbeitende aus der Veränderung ziehen werden.

Transparenz in der Change-Kommunikation ist ein zentrales Thema, das nicht zu unterschätzen ist. Transparenz bedeutet, Verantwortung zu übernehmen, Mitarbeitende rechtzeitig und umfassend über die Ziele, Gründe, Fortschritte und Herausforderungen des Veränderungsprozesses zu informieren und auf die Reise mitzunehmen. Transparenz in der Change-Kommunikation erhöht die Akzeptanz für den Wandel. Außerdem fördert Transparenz die Beteiligung und das Feedback Ihrer Mitarbeitenden.

3. Kommunizieren Sie lieber einmal zu viel als einmal zu wenig!

Zuhören und Feedback einholen: Eine gute Change-Kommunikation darf keine Einbahnstraße sein. Öffnen Sie Kanäle, über die Ihre Mitarbeitenden ihre Bedenken, Ängste oder auch ihre Ideen platzieren können. Dies zeigt, dass ihre Meinungen wertgeschätzt werden und hilft dabei, potenzielle Hindernisse frühzeitig zu erkennen.

Zwar kann es für die Verantwortlichen der Change-Kommunikation erst einmal komisch erscheinen, ein und dieselbe Botschaft öfter zu versenden, doch Sie kennen es selbst, bei einer Erstveröffentlichung einer Nachricht ist es oft möglich, dass Mitarbeitende diese entweder aus Zeitgründen nicht lesen können oder sie einfach nur überfliegen und sie so die Botschaft nicht erreicht. Auch ist es möglich, dass die Empfänger Ihrer Nachrichten diese als bedeutungslos erachten.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass wenn Sie eine Change-Botschaft nur einmal aussenden, die Leserschaft das gesamthafte Anliegen selten sofort oder ganzheitlich erfasst, deshalb sollten Sie die zentralen Botschaften mehrfach  versenden. Change-Kommunikation sollte außerdem über verschiedene Kanäle erfolgen, um die Kernbotschaften während des gesamten Projektlebenszyklus zu verstärken.

4. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Für eine erfolgreiche Change-Kommunikation ist es wenig hilfreich, den Mitarbeitenden ad hoc Fakten zu präsentieren. Damit sie den Wandel aktiv begleiten, müssen Sie Ihre Change-Kommunikation gezielt und strukturiert einsetzen. Dabei hilft ein Kommunikationsplan mit Angabe der konkreten Zielgruppen und Nichtzielgruppen, der wesentlichen Kernbotschaften, die Auswahl der Kommunikationskanäle und ein Zeitplan. Hierbei ist ein hohes Maß Erfahrungswerten gefragt.

Sorgen Sie für einen strukturierten Change-Austausch durch fortlaufende und aufeinander aufbauende Botschaften. Ein Kommunikationsplan beantwortet, weshalb die Veränderung erfolgt und was das für die Betroffenen bedeutet. Erst wenn Mitarbeitende die Notwendigkeit der Veränderung verinnerlicht haben, können Sie sich den Einzelheiten im Change widmen.

Während des Projektverlaufs können sich Kommunikationsziele ändern. Sind möglicherweise zunächst leitende Angestellte oder Führungskräfte im Fokus, kommen im Laufe der Zeit auch noch Mitarbeitende mit Kundenkontakt hinzu. Mit jeder dieser Zielgruppen sollten Sie im Projektverlauf in Kontakt treten. Passen Sie dabei den zeitlichen Schwerpunkt der Kommunikation individuell an das Change-Projekt und seinen Verlauf an.

Die Integration des Kommunikationsplans in Change Management- und Projektpläne sorgt dafür, dass Informationen stets aktuell bereitgestellt werden.

5. Wählen Sie den richtigen Absender!

Mitarbeitende wollen bestimmte Auskünfte von bestimmten Menschen im Unternehmen erhalten. Selbst bei identischem Inhalt spielt deshalb die Absenderin oder der Absender der Mitteilung eine wichtige Rolle. Indem Sie gezielt Absender für bestimmte Botschaften wählen, stellen Sie sicher, dass die richtigen Information auch ihre volle Wirkung entfaltet.

Beispielsweise bei Nachrichten, die organisatorische Veränderungen betreffen, sollten Sie die Menschen von jemandem an der Spitze Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung abholen lassen. Oder wenn es um die Verständigung zu persönlichen Veränderungen geht, wollen die Kolleg:innen dies von ihren direkten Vorgesetzten hören. Diese sollten Antworten zur Bedeutung des Changes und die sich daraus ergebenden Vorteile liefern.

Nachfolgend geben wir Ihnen ein paar Fragen an die Hand, die Sie im Rahmen einer erfolgreichen Change-Kommunikation beantworten sollten:

  • Warum ist die Veränderung zwingend notwendig?
  • Welche kurz- und langfristigen Auswirkungen hat die Veränderung?
  • Wer ist als Individuum und welche Teams sind betroffen?
  • Wie werden die betroffenen Mitarbeitenden während des Veränderungsprozesses unterstützt und begleitet?
  • Welche Maßnahmen sind geplant, um möglichen Widerstand zu adressieren und zu überwinden?
  • Wie wird der Erfolg der Veränderung gemessen und bewertet?
  • Wie werden Führungskräfte in den Veränderungsprozess eingebunden?

Change-Kommunikation ist kein einmaliges Ereignis, welches Sie mit einem Klick auf „Senden“ erledigen. Mit einem guten Plan für Ihre Change-Kommunikation werden die Betroffenen im Change die Veränderungen schneller verstehen, leichter Ängste abbauen und so den Wandel aktiv mitgestalten. Change-Kommunikation spielt eine wesentliche Rolle bei der erfolgreichen Implementierung von Veränderungsprojekten in Unternehmen.

Die fünf vorgestellten Tipps unterstreichen die Bedeutung der frühzeitigen Kommunikation, der Transparenz und der klaren Strukturierung von Informationsflüssen. Erfolgreiche Change-Kommunikation ist immer und ausschließlich ein kontinuierlicher, interaktiver und strategisch gut durchdachter Prozess.

Durch eine gut durchdachte Herangehensweise wird der Change nicht nur verstanden, sondern auch aktiv mitgetragen und umgesetzt. Wir helfen Ihnen gerne, Ihre Change-Kommunikation gezielt auszurichten! Erfahren Sie hier mehr über unsere Leistungen zu Change- und Projektkommunikation.

 

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