Timeboxing ist eine sehr einfache und beliebte Zeitmanagement-Technik, die Ihnen helfen kann, Ihren Zeitplan besser zu kontrollieren und etwas Agilität in Ihren Alltag zu bringen. Es ist auch eine sehr hilfreiche Technik, um Selbstdisziplin zu üben und Ihren Zeitplan so zu organisieren, dass Ihre wichtigsten Aufgaben an erster Stelle stehen. Lesen Sie jetzt, wie Sie mit Timeboxing Ihre Produktivität ohne großen Aufwand verbessern können! WAS IST TIMEBOXING? Timeboxing bedeutet einfach, dass Sie Ihren Kalender öffnen und einen Zeitblock eintragen, den Sie in Zukunft für eine bestimmte Aufgabe verwenden. Anstatt an der Aufgabe zu arbeiten, bis sie erledigt ist, entscheiden Sie proaktiv im Voraus, wie viel Zeit Sie wann (und sogar wo) dafür aufwenden möchten. Timeboxing funktioniert wie das Planen eines Meetings in Ihrem Kalender: Sie wählen den Tag, die Start- und Endzeit, definieren das gewünschte Ergebnis und reservieren Zeit in Ihrem Kalender. Und sobald Sie ein Zeitfenster reserviert haben, sollten Sie es wie ein geplantes Meeting behandeln – keine schnelle Umplanung und keine Ablenkungen, wenn Sie an der Timebox-Aufgabe arbeiten! Für größere Aufgaben können Sie mehrere Zeitblöcke im Voraus reservieren. Mit einem solchen Ansatz haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihren Zeitplan und Ihre Prioritäten. MIT DIESEN EINFACHEN REGELN GELINGT DAS TIMEBOXING Aus Erfahrung wissen wir, dass viele Kollegen und Trainingsteilnehmer Timeboxing zuerst einmal als Stress empfinden. „Ständig unter Zeitdruck sein“, „immer gibt es eine Deadline“… sind oft gehörte Beschwerden. Dabei kann eine Time-Box, das heißt eine vorher festgelegte Zeitspanne, etwas sehr Entspannendes sein. Anstatt zu denken „ich muss jetzt in 90 Minuten das und das fertig bekommen“, kann man eine Time-Box auch als einen geschützten Rahmen sehen: Komplett geschützt vom Tagesgeschäft, von Telefon, Handy oder nervigen und netten Kollegen erlaubt man sich 90 Minuten zum Durchatmen und der ungestörten Erledigung einer Aufgabe! So wird aus der ständig im Hinterkopf drohenden Dead-Line eine erfrischende Oase, ein Urlaub vom Alltagswahnsinn! Dazu sind jedoch ein paar Dinge wichtig: Definierte Aufgaben: Ähnlich wie im Scrum der Sprint geschützt sein muss und keiner den Sprint-Backlog während des Sprints verändern darf, muss auch hier die Aufgabe, die ich in meiner Time-Box erledigen möchte, fix sein und darf sich nicht erweitern! Deswegen auch unbedingt Emails und Telefon ausschalten während dieser Zeit, sonst funktioniert Timeboxing nicht. Priorisieren und Abschließen: Eine Time-Box zwingt mich dazu zu priorisieren (ich habe ja nicht ewig Zeit) und Dinge abzuschließen. In Zeiten des Multitaskings ist das Gefühl etwas abzuschließen sehr befriedigend und motiviert uns, mehr Dinge abschließen zu wollen. Nur 90 Minuten Emails abzuarbeiten aus einem nie endenden Posteingang fühlt sich eher wie Sisyphus-Arbeit an und ist auf Dauer unzufriedenstellend. Also lieber das Wichtigste abgeschlossen als alles angefangen. Ruhe nach getaner Arbeit genießen: Ich nehme mir eine bestimmte Sache vor und wenn ich sie erledigt habe, bin ich fertig. Die restliche Zeit kann ich mich über das Ergebnis freuen, Pause machen und mich erholen. Die kleinen Minipausen mit positiven Gefühlen sind sehr wohltuend für Körper und Seele und sind ein wesentlicher Bestandteil des Timeboxing. Egal, wie lang die Timebox ist und ob ich sie zum Abarbeiten von wichtigen kreativen Aufgaben, für Meetings oder für Trainings nutze, es wird sich am Anfang ungewohnt anfühlen. Der Nutzen kommt nur, wenn ich mir entschlossen den geschützten Rahmen schaffe und die paar wichtigen Regeln einhalte. 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Sie können sich leichter strenge Grenzen setzen, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aufgabe aufwenden und wann Sie sie aufwenden. Dadurch können Sie sich viel besser organisieren. Sie können Ihre Produktivität und Konzentration erheblich steigern, wenn Sie dafür sorgen, dass Sie niemand unterbricht oder ablenkt, während Sie in der dafür vorgesehenen Zeit an Ihrer Aufgabe arbeiten. Es ist ein großartiger Weg, um mit Perfektionismus und jeglicher Überarbeitung und Übererledigung von Aufgaben umzugehen. Sie können Timeboxing nutzen, um die wichtigsten Dinge gleich am Morgen zu planen, und es kann Ihnen helfen, einen viel besseren Arbeitsrhythmus im Allgemeinen zu planen. Mit Timeboxing können Sie Verspätungen, schlechte Qualität und das Überarbeiten von Aufgaben vermeiden. Wie Sie wissen, vergeht die Zeit wie im Flug, und mit Timeboxing können Sie sie wirklich gut kontrollieren und dafür sorgen, dass sie nicht unkontrolliert davonfliegt. Probieren Sie es aus!
