PHASE 1: ANALYSE IST-SITUATION

Die Auswahl der passenden Toollösung zur Unterstützung des Projektmanagements ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung.

Mit einer Analyse der Ist-Situation können die organisatorischen, methodischen, kulturellen und technischen Gegebenheiten bzw. Anforderungen erhoben und prozessuale bzw. methodische Defizite identifiziert werden. Dabei ist es wichtig, sowohl Schwächen als auch Stärken zu berücksichtigen. Letztlich entscheidet sich der Erfolg eines Tools an seiner Fähigkeit, Prozesse zu verbessern und sich nahtlos zu integrieren.

Die Analyse des Ist-Zustandes dient auch als Grundlage und Vorbereitung für eine mögliche Software-Evaluation. In diesem Fall wird das Change Management genutzt, um notwendige Änderungen zu initiieren. Auf der Basis zusätzlicher Analysen können weitere Maßnahmen ergriffen werden.

PHASE 2: LÖSUNGSSUCHE

Um die richtige Toolunterstützung für Ihr Projektmanagement erfolgreich zu evaluieren und auszuwählen, müssen vorab alle relevanten Anforderungen präzise formuliert und über Prozesse und Use Cases hergeleitet und dokumentiert sein.

Durch den Rückgriff auf die Expertise aus vergangenen Implementierungsprojekten kann die Tiba Technologieberatung eine schnellere Toolauswahl garantieren. 

Bei der stufenweisen Selektion wird der grundsätzliche Charakter der Tools, die Abdeckung der Anforderungen und auch die sinnvollen Integrationen bzw. Erweiterungen bewertet. So wird das Einführungsrisiko minimiert und die Anwenderakzeptanz gesteigert. 

PHASE 3: IMPLEMENTIERUNGEN & ROLL-OUT

Nachdem eine PM-Software ausgewählt wurde, muss diese erfolgreich implementiert werden. Dabei ist eine Implementierungsstrategie wichtig, die sowohl die Komplexität der Lösung als auch die Anforderungen der Kund:innen berücksichtigt und zugleich das Einführungsrisiko minimiert. Hierfür hat die Tiba Technologieberatung aufgrund langjähriger Erfahrungen messbare und skalierbare Best Practice Ansätze.

Wesentliche Erfolgsfaktoren sind: 

• Die Anwendung bzw. vereinbarten Releases sind pünktlich zum vorgesehenen Zeitpunkt produktiv.
• Die Erwartungshaltung aller Stakeholder wird berücksichtigt und somit auch das Konfliktpotenzial zwischen den intern Beteiligten  minimiert. 
• Die Anwendung wird von den Usern verstanden, akzeptiert und genutzt.
• Anwendertrainings  für den Umgang mit der neuen PM-Software werden von effektivem Change Management flankiert. 

PHASE 4: BETRIEB

Nach der erfolgreichen Einführung einer Software gilt es, den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Die Tiba Technologieberatung kann Sie sowohl im Go-Live Support unmittelbar nach der Einführung, als auch im Betrieb der Software unterstützen. Auf Wunsch kann auch das Ticketsystem übernommen werden. Hierfür sind die Service Level Agreements für den 1st, 2nd und 3rd-Level-Support detailliert geregelt, wodurch eine zeitnahe und ordnungsgemäße Bearbeitung aller Tickets sichergestellt wird. Die Bearbeiter:innen des Ticketsystems verfügen über exzellente Kenntnisse der Fachprozesse und der eingesetzten PM-Software. Durch die Auslagerung des 1st und 2nd Level-Supports werden interne Ressourcen entlastet. Zudem sorgen fest zugeordnete Ansprechpartner:innen stets für Kontinuität.

Unser Leistungsspektrum umfasst neben der fachlichen Unterstützung bei Fragen zu der Arbeitsweise der Software auch den technischen Support, beispielsweise durch Serverwartungen, Datenkorrektur und Pflege.