Ressourcenmanagement spielt eine entscheidende Rolle in der effizienten Planung von Projekten und der optimalen Nutzung von Ressourcen innerhalb einer Organisation. Ein Ressourcenmanagement-Tool hilft die vielfältigen Anforderungen an Zeit, Personal und Materialien gut zu koordinieren, um Engpässe zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu verbessern.
Viele Projektmanager setzen jedoch noch immer auf Excel für das Ressourcenmanagement, da es ihnen vertraut und flexibel erscheint. Allerdings stößt Excel bei komplexen Projekten schnell an seine Grenzen, da es keine Echtzeit-Daten, umfassende Auslastungsanalysen oder automatisierte Zuweisungen bietet. Moderne Ressourcenmanagement-Tools bieten Projektmanagern hier deutlich bessere Möglichkeiten. Hierzu zählt beispielsweise eine präzise Zeiterfassung, die Optimierung von Kapazitäten und eine einfachere Verwaltung von Projektzeitplänen.
In diesem Blogartikel geben wir Ihnen wertvolle Tipps und Hinweise an die Hand, wie Sie ein Ressourcenmanagement-Tool erfolgreich implementieren können, um ihr Portfoliomanagement optimal auszusteuern und eine verbesserte Durchführung in Ihren Projekten zu gewährleisten.
Erfahren Sie, wie Tiba Ihnen helfen kann, die richtigen Ressourcenmanagement-Tools zu wählen und Ihre IT-Infrastruktur zu optimieren.
Was versteht man unter Ressourcenmanagement?
Abb. 1: Was versteht man unter Ressourcenmanagement? (eigene Darstellung)
Ressourcenmanagement bezeichnet die gezielte Planung, Zuweisung und Steuerung von Ressourcen, um eine optimale Nutzung zu gewährleisten und die Effizienz von Arbeitsprozessen zu steigern. Zu den verwalteten Ressourcen zählen unter anderem Personal, wie Mitarbeiter und Teams, aber auch materielle Ressourcen wie Hardware und Software.
Projektmanager nutzen Ressourcenmanagement-Tools, um sicherzustellen, dass die Auslastung der Ressourcen gleichmäßig verteilt ist und Engpässe vermieden werden. Eine strukturierte Ressourcenplanung ist unerlässlich, da sie die Verfügbarkeit der richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit sicherstellt und so die Produktivität steigert, Kosten senkt und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams ermöglicht.
Was ist ein Ressourcenmanagement-Tool?
Abb. 2: Was ist ein Ressourcenmanagement-Tool? (eigene Darstellung)
Ein Ressourcenmanagement-Tool ist ein spezialisiertes Tool, das im Kontext von IT und Projektmanagement eingesetzt wird, um den Einsatz von Ressourcen effizient zu planen, zu überwachen und zu optimieren. Eine Ressourcenmanagement-Software hilft Projektmanagern dabei, den Bedarf für verschiedene Projekte und Portfolio Planungen zu ermitteln und sicherzustellen, dass die Aussteuerung optimal erfolgt. Durch die zentrale Verwaltung von Informationen zu Personal, Zeit und Materialien ermöglicht sie eine präzise Ressourcenplanung und hilft, Engpässe oder Überlastungen zu vermeiden, was den gesamten Projektablauf verbessert und die Effizienz steigert.
Funktionen und Vorteile von Ressourcenmanagement-Tools
Abb. 3: Funktionen von Ressourcenmanagement-Tools (eigene Darstellung)
Ressourcenmanagement-Tools bieten eine Vielzahl von Ansichten und Funktionen, die die Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen effizienter gestalten. Eines der zentralen Merkmale eines solchen Tools ist die Automatisierung der Ressourcenzuweisung. Hierbei werden Kapazitäten analysiert und Ressourcen entsprechend der Verfügbarkeit und des Bedarfs automatisch verteilt. Zudem ermöglichen diese Tools die kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Auslastung, sodass Engpässe frühzeitig erkannt und behoben werden können.
Abb. 4: Vorteile im Vergleich zu Excel im Ressourcenmanagement (eigene Darstellung)
Im Gegensatz zu selbstgebauten Lösungen auf Basis von Excel, unterstützt ein Ressourcenplanung-Tool bei der Nachverfolgung der Ressourcennutzung in Echtzeit. Projektmanagern wird so eine präzise Einsatzplanung ermöglicht, die die optimale Ressourcennutzung sicherstellt. Durch die strukturierte Ressourcenverwaltung können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch Kosten reduzieren, da Überkapazitäten vermieden und vorhandene Ressourcen optimal genutzt werden. Insgesamt tragen Ressourcenmanagement-Tools dazu bei, Projekte effizienter abzuwickeln und eine höhere Flexibilität in der Ressourcenplanung zu erreichen.
Abb. 5: Vorteile von Ressourcenmanagement-Tools (eigene Darstellung)
Die Vorteile einer Ressourcenmanagement-Software lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Optimale Ressourcenverteilung: Vermeidung von Überlastungen oder Unterauslastungen
- Effiziente Ressourcenplanung: Zuweisung der richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit
- Transparenz: Übersicht über verfügbare und genutzte Ressourcen in Echtzeit
- Zeitersparnis: Automatisierung von Planungsprozessen
- Kostenreduktion: Vermeidung von Ressourcenengpässen und Überkapazitäten
- Verbesserte Zusammenarbeit: Bessere Koordination zwischen Teams und Abteilungen
- Kapazitätsplanung: Präzise Prognosen über zukünftige Ressourcennutzungen
- Anpassungsfähigkeit: Schnelle Reaktion auf Änderungen in der Projektplanung
- Projektübersicht: Detaillierte Berichte und Analysen zur Ressourcennutzung
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Datengestützte Einblicke für eine bessere Planung und Priorisierung
Vergleich der 12 Top-Ressourcenmanagement-Tools
Im Folgenden bieten wir Ihnen einen Überblick über die gängigsten Projektmanagement Tools und deren Funktionen und gehen besonders auf die Verbindung von Aufgaben, Projektzeitplänen und Zeiterfassung ein.
Bei der Auswahl eines geeigneten Tools ist es entscheidend, die Bedürfnisse der Stakeholder und die Anforderungen der einzelnen Projekte zu berücksichtigen. Spezialisierte Tools ermöglichen es, die Leistung einzelner Teammitglieder nachzuverfolgen und mehrere Projekte in einem Portfolio zu verwalten, um die Ressourcen effizient zu nutzen und erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.
Abb. 6: Übersicht Ressourcenmanagement-Tools (eigene Darstellung)
Planisware Enterprise
Ressourcenmanagement: Planisware Enterprise bietet ein hochentwickeltes System zur Verwaltung und Optimierung von Ressourcen, das für große Organisationen mit umfassendem Ressourcenbedarf entwickelt wurde.
Stärken: Es ermöglicht eine genaue Analyse der Ressourcenkapazitäten über mehrere Projekte und Abteilungen hinweg. Zudem bietet es Echtzeitdaten und ermöglicht eine langfristige strategische Planung.
Schwächen: Für kleinere Unternehmen oder Teams kann die Komplexität und vor allem der Implementierungsaufwand hoch sein.
Unterscheidungsmerkmal: Die Fähigkeit, Ressourcen über verschiedene Projekte hinweg zu konsolidieren und langfristige Planungen mit strategischen Geschäftszielen zu verknüpfen, hebt Planisware Enterprise von anderen Lösungen ab.
Planisware Orchestra
Ressourcenmanagement: Planisware Orchestra konzentriert sich auf die Verwaltung von Ressourcen in mittelgroßen Unternehmen und ermöglicht eine effizientere Planung und Nachverfolgung von Ressourcen.
Stärken: Es bietet ein benutzerfreundlicheres Interface und ist leicht zu implementieren, während es dennoch robuste Funktionen zur Ressourcenüberwachung und -optimierung bereitstellt.
Schwächen: Die tiefgehende Ressourcenoptimierung, wie sie bei der Enterprise-Version möglich ist, fehlt hier.
Unterscheidungsmerkmal: Für mittelständische Unternehmen bietet Orchestra eine ausgewogene Mischung aus Ressourcenplanung und Benutzerfreundlichkeit, die auf die Bedürfnisse dieses Segments zugeschnitten ist.
Sciforma
Ressourcenmanagement: Sciforma unterstützt eine umfassende Verwaltung von Ressourcen, indem es Projektmanagern ermöglicht, die Verfügbarkeit von Personal, Geräten und weiteren Ressourcen über verschiedene Projekte hinweg zu überwachen und anzupassen.
Stärken: Die Anpassungsfähigkeit an verschiedene Unternehmensanforderungen und die detaillierte Berichterstattung ermöglichen es, Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Schwächen: Die Oberfläche ist nicht ganz so intuitiv wie bei anderen Tools, und es kann etwas Zeit brauchen, bis alle Funktionen optimal genutzt werden können.
Unterscheidungsmerkmal: Die Ressourcenplanung lässt sich gut mit unterschiedlichen Formen der Projektsteuerung (z. B. Agile oder Wasserfall) kombinieren und macht Sciforma besonders vielseitig.
Planview
Ressourcenmanagement: Planview ist stark auf die Verwaltung von Ressourcen über verschiedene Teams und Projekte hinweg ausgelegt. Es bietet umfangreiche Funktionen zur Kapazitätsplanung und Ressourcenzuweisung.
Stärken: Planview ermöglicht eine detaillierte Visualisierung der Ressourcennutzung, sodass Über- oder Unterauslastungen klar erkennbar sind. Die Funktionen zur Kapazitätsplanung sind besonders nützlich für Unternehmen mit vielen parallelen Projekten.
Schwächen: Die Komplexität der Plattform erfordert eine längere Einarbeitungszeit, sodass es für kleinere Teams mitunter überdimensioniert erscheinen kann.
Unterscheidungsmerkmal: Die Stärke von Planview liegt in der Visualisierung und Verwaltung von Ressourcen über mehrere Projekte und Teams hinweg, was es besonders für große Unternehmen interessant macht.
cplace
Ressourcenmanagement: Mit der Premium-Applikation CURVES lässt sich das Ressourcenmanagement flexibel gestalten, indem Projektmanagern die Möglichkeit gegeben wird, individuelle Workflows und Planungsmethoden zu entwickeln.
Stärken: Die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit von CURVES machen es besonders für Organisationen attraktiv, die spezifische Anforderungen an ihre Ressourcenverwaltung haben.
Schwächen: Die Komplexität der Anpassungsmöglichkeiten kann eine längere Implementierungszeit erfordern und ist möglicherweise nicht ideal für kleinere Unternehmen.
Unterscheidungsmerkmal: cplace bietet den Vorteil, das Ressourcenmanagement individuell an die spezifischen Prozesse und Anforderungen eines Unternehmens anzupassen.
Jira
Ressourcenmanagement: Jira bietet eine rudimentäre Ressourcenverwaltung, die stark auf die Aufgaben- und Sprint-Planung fokussiert ist.
Stärken: Für Softwareentwicklungsteams mit Mitarbeitern in agilen Umgebungen ist die Zuweisung und Nachverfolgung von Ressourcen innerhalb von Sprints und Projekten sehr gut gelöst.
Schwächen: Es fehlen umfassende Funktionen zur langfristigen Ressourcenplanung und zur Überwachung der Ressourcenauslastung.
Unterscheidungsmerkmal: Jira ist speziell für agile Teams und Projekte optimiert, bei denen die Ressourcenverwaltung eng mit der Aufgabenverwaltung und Sprintplanung verbunden ist.
MS Project
Ressourcenmanagement: Anders als Excel bietet Microsoft Project im Standard umfassende Funktionen zur Ressourcenplanung und -überwachung, die sowohl die Kapazitäten als auch die Auslastung von Teammitgliedern und anderen Ressourcen detailliert abbilden.
Stärken: Besonders in großen Unternehmen und komplexen Projekten kann MS Project Ressourcen präzise zuweisen und deren Nutzung in Echtzeit überwachen.
Schwächen: Die Lernkurve ist steil, und für kleinere Teams oder weniger erfahrene Nutzer können die Funktionalitäten zu kompliziert erscheinen.
Unterscheidungsmerkmal: MS Project ist durch seine umfassenden Funktionen und tiefe Integration in andere Microsoft-Produkte ein sehr leistungsfähiges Tool, das jedoch eine gewisse Expertise erfordert.
Meisterplan
Ressourcenmanagement: Meisterplan ist speziell auf die Kapazitäts- und Ressourcenplanung ausgerichtet und bietet eine klare Visualisierung von Projektressourcen über mehrere Projekte hinweg.
Stärken: Es bietet detaillierte Einblicke in die Ressourcenauslastung und hilft Organisationen dabei, Überlastungen zu vermeiden, Szenarien zu bewerten und Kapazitäten effizient zu planen.
Schwächen: Die Möglichkeiten zur Aufgabenverwaltung sind begrenzt, was bedeutet, dass es als reines Ressourcenplanungstool eingesetzt werden sollte.
Unterscheidungsmerkmal: Die klare Fokussierung auf die Ressourcen- und Kapazitätsplanung macht Meisterplan zu einem gut geeigneten Tool für Unternehmen, die komplexe Ressourcenmanagement-Anforderungen haben.
Trello
Ressourcenmanagement: Trello bietet nur begrenzte Ressourcenmanagement-Funktionen, da es hauptsächlich als Aufgabenmanagement-Tool konzipiert ist. Ressourcen wie Mitarbeiter werden über einfache Aufgabenlisten verwaltet.
Stärken: Die einfache Zuweisung von Aufgaben und die visuelle Darstellung sind ideal für kleine Teams oder Einzelpersonen, die keine komplexe Ressourcenplanung benötigen.
Schwächen: Es fehlen fortgeschrittene Funktionen wie Kapazitäts- und Auslastungsüberwachung, die für größere oder ressourcenintensivere Projekte erforderlich wären.
Unterscheidungsmerkmal: Die visuell ansprechende Kanban-Oberfläche erleichtert die Arbeit bei der einfache Verwaltung kleiner Ressourcenpools, bietet aber keine tiefergehende Ressourcenplanung.
Asana
Ressourcenmanagement: Asana ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen zu Aufgaben, bietet aber nur begrenzte Funktionen zur Kapazitätsplanung oder detaillierten Überwachung.
Stärken: Für kleinere Teams oder Unternehmen, die eine einfache, aber flexible Aufgaben- und Ressourcenverteilung benötigen, ist Asana ideal.
Schwächen: Bei der Planung und Verwaltung der Kapazitäten stößt Asana schnell an seine Grenzen, da detaillierte Planungsfunktionen fehlen.
Unterscheidungsmerkmal: Asana ist besonders für Teams geeignet, die schnelle und unkomplizierte Zuweisungen benötigen, ohne eine tiefe Kapazitätsplanung zu erfordern.
Wrike
Ressourcenmanagement: Wrike bietet grundlegende Funktionen zur Verwaltung von Ressourcen, die besonders für kleinere Teams nützlich sind. Die Zuweisung von Ressourcen erfolgt über Aufgaben, und Projektmanager können die Verfügbarkeit und Auslastung von Teammitgliedern überwachen.
Stärken: Die Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung machen es auch für Teams ohne tiefgehende Ressourcenmanagement-Erfahrung zugänglich.
Schwächen: Die detaillierte Überwachung der Auslastungen und Kapazitäten ist eingeschränkt, was für größere Unternehmen oder komplexe Projekte ein Nachteil sein kann.
Unterscheidungsmerkmal: Wrike ist besonders nützlich für Teams, die eine einfache Ressourcenzuweisung innerhalb einzelner Aufgaben benötigen, ohne in komplexe Kapazitätsplanungen einzutauchen.
awork
Ressourcenmanagement: awork bietet eine benutzerfreundliche Plattform für die Verwaltung von Ressourcen, insbesondere für kleinere und mittlere Teams. Es unterstützt die Zuweisung von Teammitgliedern zu Aufgaben und die Überwachung der Auslastung.
Stärken: Die Kombination von Projektmanagement und Zeiterfassung ermöglicht eine präzise Ressourcenplanung und -steuerung.
Schwächen: Für größere Firmen mit komplexen Ressourcenanforderungen fehlen tiefgehende Funktionen zur Kapazitätsanalyse.
Unterscheidungsmerkmal: awork ist einfach zu bedienen und integriert nahtlos Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung, was es für kleinere Teams attraktiv macht.
Kriterien für die Auswahl des passenden Ressourcenmanagement-Tools
Abb. 7: Kriterien für die Auswahl eines Ressourcenmanagement-Tools (eigene Darstellung)
Bei der Auswahl der richtigen Software für das Ressourcenmanagement sollten folgende Kriterien beachtet werden:
- Skalierbarkeit: Anpassungsfähigkeit der Software an das Unternehmenswachstum
- Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienbarkeit für schnelle Implementierung und Akzeptanz
- Funktionen: Detaillierte Ressourcenzuweisung, Auslastungsüberwachung und Kapazitätsplanung
- Integration: Kompatibilität mit bestehenden Systemen (z. B. Projektmanagement, Zeiterfassung)
- Support: Verfügbarkeit und Qualität des Kundensupports
- Kostenstruktur: Preis-Leistungs-Verhältnis und langfristige Kosteneffizienz
Tipps zur erfolgreichen Implementierung und Optimierung von Ressourcenmanagement-Software
Abb. 8: Tipps zur erfolgreichen Einführung einer Ressourcenmanagement-Software (Eigene Darstellung)
Um ein Ressourcenmanagement-Tool erfolgreich zu implementieren, sollten Unternehmen schrittweise vorgehen und die Integration sorgfältig planen. Der erste Schritt besteht darin, ein Tool für die Ressourcenplanung auszuwählen, die den spezifischen Anforderungen und Prozessen des Unternehmens entspricht. Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend: Es sollte analysiert werden, wie das Tool in die bestehende IT-Infrastruktur und Arbeitsabläufe integriert werden kann, um den Einsatz reibungslos zu gestalten.
Ein Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung ist die Schulung der Teammitglieder. Mitarbeiter müssen mit den Funktionen dem Tool vertraut gemacht werden, damit sie die Möglichkeiten der Ressourcenzuweisung und Auslastungsüberwachung optimal nutzen können. Diese Schulung sollte regelmäßig wiederholt werden, insbesondere bei Updates oder neuen Funktionen der Software.
Zudem ist es wichtig, den Einsatz der Software kontinuierlich zu überprüfen. Unternehmen sollten regelmäßig analysieren, wie effektiv das Tool genutzt wird, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um die Nutzung zu optimieren. Dies könnte bedeuten, Arbeitsprozesse anzupassen oder neue Integrationen zu implementieren, um das volle Potenzial der Ressourcenmanagement-Software auszuschöpfen.
Schließlich ist es empfehlenswert, Best Practices zu etablieren, wie die regelmäßige Überprüfung von Kapazitätsauslastungen und die flexible Anpassung von Ressourcen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Ressourcen optimal einsetzt und Engpässe vermeidet.
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Die Tiba Technologieberatung GmbH ist Ihr kompetenter Partner für die Einführung eines effizienten und toolgestützten Ressourcenmanagements. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Ressourcen optimal zu planen und zu nutzen.
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Mit über 12 Millionen Kunden und einer Vielzahl von Projekten jährlich steht die HUK-COBURG Versicherungsgruppe vor der Aufgabe, eine effiziente Planung und Verteilung ihrer Ressourcen sicherzustellen. Gemeinsam mit der Tiba Technologieberatung und mithilfe der Softwarelösung Planisware Enterprise konnte das Unternehmen seine eigene Projekts- und Kapazitätsplanung deutlich verbessern. Mehr über die Erfolgsstrategien der HUK-COBURG lesen Sie in unserer gemeinsamen Success Story. Dort erfahren Sie, wie effektives Ressourcenmanagement auch in Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz und Wachstum führen kann.
Abb. 9: Success Story HUK Coburg (eigene Darstellung)
Als erfahrene Experten im Bereich Technologieberatung und Ressourcenmanagement bietet die Tiba Technologieberatung umfassende Dienstleistungen von der Beratung bis zur Implementierung passender Tools. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, die richtige Ressourcenplanung-Software auszuwählen und – sofern notwendig – individuell an die spezifischen IT-Bedürfnisse anzupassen. Das Ergebnis ist eine reibungslose Integration in bestehende Prozesse, um die Ressourcenauslastung zu maximieren und Arbeitsabläufe zu optimieren.
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Fazit
In der heutigen IT-Landschaft ist ein effektives Ressourcenmanagement-Tool unerlässlich, um Projekte erfolgreich abzuwickeln und die Auslastung von Ressourcen zu optimieren. Die richtige Ressourcenmanagement-Software spielt hierbei eine zentrale Rolle, da sie Unternehmen im Projektmanagement dabei unterstützt, ihre Kapazitäten effizient zu planen, Engpässe zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Durch die Auswahl der richtigen Lösungen, die sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lassen, können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig verbessern.
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