Agiles Change Management

Zuletzt lud die Tiba vor den Tiba PM-Tagen 2017 in München zum Change Round Table (CRT) zur Digitalen Transformation ein. Hintergrund ist die unaufhaltsame Digitalisierung all unserer Lebensbereiche, die einen permanenten, schnellen und signifikanten Wandel erzeugt. Für Unternehmen bedeutet dies ein ständiges Change Management, auf das sie in dieser Form nicht vorbereitet sind. Die klassischen Methoden des Change Managements greifen hier zu kurz.

Doch was können Unternehmen und Führungskräfte tun, um mit der steigenden Komplexität und Geschwindigkeit sowie der zunehmenden Unberechenbarkeit der Märkte in der digitalen Welt erfolgreich umzugehen? Wie können sie gleichzeitig die Organisation und ihre Mitarbeiter darauf vorbereiten und begleiten? Wie kann Change Management helfen, die digitale Transformation zu gestalten? Wie lässt sich mit einem gezielten, agilen Veränderungsmanagement die Performance der Organisation sowie der Projekte steigern? Diesen Fragen gingen die Teilnehmer des CRT drei Stunden lang nach.

Zunächst ging es um die drei Kategorien der Digitalen Transformation: Das Internet der Dinge (IoT), das Industrielle Internet der Dinge (Industrie 4.0) und das Digitale Unternehmen. Die Herausforderung dabei: Je nach Fokus der Veränderungsprojekte zur digitalen Transformation unterscheidet sich das Change Management. So liegt der Fokus bei den Veränderungsprojekten beim Internet der Dinge vor allem auf dem Kunden. Bei Veränderungsprojekten im Bereich Industrie 4.0 geht es hingegen um maximale Produktivität. Bei der dritten Kategorie – dem digitalen Unternehmen und der agilen Organisation –liegt der Fokus auf dem Unternehmen, also u.a. auf dem Umgang mit Komplexität und der Veränderungsgeschwindigkeit.

Was bedeutet dies nun konkret für das Change Management? Diese Frage wurde anhand des Zusammenhangs von Digitalen Unternehmen – Agile Organisation und Change Management aufgeschlüsselt. Deutlich wurden dabei vier Handlungsfelder: Die Umwelteinflüsse Digitalisierung, die von den Unternehmen eine erhöhte Flexibilität erfordern, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben; die Arbeitskultur (Startup vs. Großkonzerne) die ein geändertes, netzwerk-orientiertes Vorgehen erfordert, die Förderung des Agilen Handelns in all seinen Facetten sowie schließlich das Change Management selbst.

Steht ein Unternehmen nun vor der Herausforderung, ein Veränderungsprogramm „Digitale Transformation“ umsetzen zu sollen, meist initiiert von der obersten Unternehmensführung, gewährleisten agiles Projekt- und Change Management, dass die Ziele und vor allem der Nutzen erreicht werden. Dabei sollten das agile Steuern der Projekte ebenso wie das iterative und dialogorientierte Managen aller Personen- und Organisationsmaßnahmen in Umfang und Geschwindigkeit der gewünschten Veränderung angepasst werden.

Best Practice für den Wissenstransfer

Für die Teilnehmer des Change Round Table sind diese Kategorien und Handlungsfelder mit konkreten Herausforderungen verbunden, die es in Veränderungsprojekten zu bewältigen gilt. Dabei geht es unter anderem um das Einstellen auf hochkomplexe Möglichkeiten und Geschwindigkeiten, um die Automatisierung der Prozesse, Wissensmanagement und Big Data und die Vernetzung von Prozessen, die bislang separat existiert haben. Aber auch das Aufbrechen von Unternehmensgrenzen und die Rolle der IT als Schlüssel-Enabler erfordern ein gezieltes Change Management.

Dementsprechend wünschen sich die Teilnehmer vor allem einen Austausch zu Erfahrungen und Vorgehensweisen, aber auch zu IT-Tools und Emotionen im Change. Anhand konkreter Best Practice-Beispiele – bei 40 Prozent der Teilnehmer finden bereits Veränderungsprogramme statt – thematisieren die Teilnehmer die besonderen Herausforderungen im Rahmen der Projekte „Digitale Transformation.“ Dabei stellt sich heraus, dass die Bandbreite groß ist – angefangen von der klassischen Budgetermittlung und der Frage, wie Fortschritte gemessen werden können, geht es dabei vor allem um „menschliche Aspekte“, wie das Loslassen von Routinen, das Wegfallen von bestehenden Hierarchien, Änderungen in der Aufgabenbeschreibung und im Rollenprofil der Mitarbeiter bis hin zur Frage der Sprache für Agil. Auch die Zusammenführung verschiedener Denkmodelle stellt die Change Manager vor große Herausforderungen – vor allem in interkulturellen oder generationsübergreifenden Projekten.

Die Beispiele und die anschließende Diskussion zeigen deutlich: Change Management (CM) ist kein „nice to have“ sondern entscheidend für den Umsetzungserfolg bei der Digitalen Transformation. Hierin sind sich alle Teilnehmer einig. Dies gilt vor allem vor dem Hintergrund, dass schon einfache Veränderungen ohne Berücksichtigung der menschlichen Seite des Change häufig scheitern. Bei komplexen, radikalen Transformationen ist CM jedoch ein zentraler Hebel und Enabler für den Erfolg. Eine reine Fokussierung auf den Inhalt bzw. die Technologie der Digitalisierung ist von vornherein zum Scheitern verurteilt. Wird die menschliche Seite vernachlässigt, wird sich der erwartete geschäftliche Nutzen nicht einstellen. Dies wird nur erreicht, wenn ein aktives, agiles Veränderungsmanagement stattfindet, die Mitarbeiter einbezogen werden und das Management die neue Art des Arbeitens vorleben bzw. neues Verhalten zeigen.