Mehr denn je befinden sich Unternehmen heute in einem steten Wandel. Egal, ob es sich um Veränderungen in den Abläufen, der Technologie oder der Struktur des Unternehmens handelt: Jede Veränderung hat Auswirkungen darauf, wie die Mitarbeitenden ihre Arbeit erledigen. Der Erfolg einer Veränderung hängt davon ab, inwieweit es gelingt, den Einzelnen für die Sache zu begeistern, sodass dieser den Change annimmt und nutzt. Genau das ist Dreh- und Angelpunkt der – mittlerweile international anerkannten und – einfach adaptierbaren Change Management Methodik von Prosci®, die es Organisationen ermöglicht, auch große Change Projekte zu initiieren und erfolgreich umzusetzen.
In Zusammenarbeit mit einem globalen Partnernetzwerk optimiert Prosci® diese Methodik kontinuierlich, um Unternehmen im Wandel eine valide Grundlage für maximale Wertschöpfung zu bieten und letztendlich die Nummer eins auf dem Change Management Markt zu bleiben. Anhand von Forschungsergebnissen und kritischen Erkenntnissen der Change Management Practitioner wurde die Methodik nun um sieben wegweisende Faktoren erweitert. Diese bringen wir Ihnen nach einer kurzen Vorstellung der drei Hauptelemente der Prosci®-Methodik im folgenden Artikel näher.
Die drei Hauptkomponenten der Prosci®-Methodik
Zwar treten Veränderungen zunächst auf Individualebene auf, Prozesse und Tools können aber dazu beitragen, diesen Wandel gruppen- und organisationsübergreifend auszurollen. Denn ohne strukturierten Ansatz beschränken sich Change Management Tools häufig nur auf Kommunikation und Training. Die Prosci®-Methodik beinhaltet daher drei wesentliche Aspekte:
- Das Prosci® Change Triangle (PCT) Modell ermöglicht, die wichtigsten Aspekte jeder erfolgreichen Veränderungsmaßnahme zu ermitteln: Projektmanagement, Change Management und Sponsorship.
- Das Prosci® ADKAR®-Modell ist ein hocheffektives Modell, um jeden Einzelnen durch die Veränderung zu begleiten.
- Der Prosci® 3-Phasen Prozess leitet Sie Schritt für Schritt durch die Planung und Umsetzung Ihres Veränderungsvorhabens.
Die Weiterentwicklung der Prosci®-Methodik
Die im Jahr 2021 weiterentwickelte Prosci®-Methodik erleichtert die Anwendung von Change Management in Projekten und Veränderungsvorhaben und erhöht die Transparenz der Ergebnisse. Die folgenden sieben Erweiterungen berücksichtigen dabei jene Aspekte, die von erfahrenen Change Manager:innen angesprochen wurden, und verbessern gleichzeitig den Grundansatz auf vielseitige Weise.
1. Die Weiterentwicklung der Prosci®-Methodik und des Prosci® 3-Phasen Prozesses für bessere Verständlichkeit, leichtere Umsetzbarkeit und mehr Effizienz
Der 3-Phasen Prozess dient als Struktur, um unternehmensübergreifende Veränderungen Schritt für Schritt zum Erfolg zu bringen. Innerhalb jeder Phase stehen Ihnen umfassende forschungsbasierte Vorlagen und Anleitungen zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, Ihre Veränderung zu planen, durchzuführen und erfolgreich abzuschließen. Der 3-Phasen Prozess wurde im Rahmen der Weiterentwicklung noch stärker auf das ADKAR®-Modell ausgerichtet. Durch diese Anpassung ist es Ihnen als Change Manager:in möglich, gezielte Maßnahmen zu initiieren, die für den Erfolg der Veränderung notwendig sind.
Die Phasen im Überblick:
- Phase 1 – Das Vorgehen vorbereiten: In der ersten Phase der Veränderung geht es darum, eine Change Management Strategie zu entwickeln. Hierbei müssen die Auswirkungen sowie das konkrete Vorgehen definiert werden.
- Phase 2 – Den Change managen: Das ADKAR®-Modell dient Ihnen als Orientierungshilfe zur Planung Ihrer Change Management Maßnahmen. Dabei erhalten Sie nützliche Werkzeuge zur Erfolgsmessung und Anpassung Ihrer Aktivitäten.
- Phase 3 – Ergebnisse verankern: Indem Sie die Projektergebnisse regelmäßig überprüfen und Ihre Mitarbeiter:innen gezielt in die Verantwortung nehmen, verankern Sie neue Verhaltensweisen nachhaltig im Unternehmen.
Abb. 1: Change Management-Prozess nach Prosci® (Eigene Darstellung nach Prosci® 2021)
Die Prosci®-Methodik wurde so weiterentwickelt, dass sie die individuellen Bedürfnisse und Lernstile der Practitioner integriert. Das Change Management soll für alle Betroffenen im Unternehmen verständlich sein, weshalb der 3-Phasen-Prozess nun eine klarere und leicht nachvollziehbare Struktur enthält. Die neu geordnete Struktur des 3-Phasen Prozesses ist zudem anpassungsfähiger und beinhaltet konkrete Maßnahmen mit einer großen Bandbreite an Projektmanagement-Ansätzen. Dies umfasst unter anderem einen sequenziellen, iterativen und hybriden Projektlebenszyklus. Auch das Trainingsprogramm wurde angereichert – mit neuen, praxisorientierten und realitätsnahen Übungen und einer Vielzahl digitaler Anwendungstools und Lernprogrammen für einen optimalen Praxistransfer.
2. Die Verbesserung des Prosci® Change Triangle (PCT) Modells und der PCT-Bewertung
Das PCT-Modell dient der Bewertung der Aspekte Sponsorship/Führung, Projektmanagement und Change Management. Diese drei Komponenten müssen zusammenspielen und ausbalanciert sein, um ein großes Change-Projekt wirklich erfolgreich gestalten zu können. Stellen Sie sich dies wie bei einem dreibeinigen Barhocker vor: Es reicht nicht aus, wenn der Hocker ein starkes Standbein hat. Alle drei Stuhlbeine müssen gleich stabil sein, um die sitzende Person tragen zu können.
Neben den bisherigen Faktoren Projektmanagement, Change Management und Sponsorship stellt das PCT-Modell nun auch den Erfolg des Veränderungsvorhabens in den Mittelpunkt.
Abb. 2: Prosci® Change Triangle – PCT-Modell (Eigene Darstellung nach Prosci® 2021)
Die neue Bewertung ermöglicht es Ihnen, festzustellen, ob Ihre Organisation eine klare Definition des Veränderungserfolgs etabliert hat. So können Sie jederzeit sicherstellen, dass Ihr Projekt erfolgreich positioniert und auf dem richtigen Weg ist. Denn ein Unternehmen, die Geschäftsführung und auch alle Betroffenen der Veränderung müssen jederzeit im Blick haben, was das konkrete Outcome der Initiative sein soll und dies gezielt ansteuern.
3. Erfolgreichere Veränderungen durch Definition, Messung und Verfolgung der Veränderungsleistung
Die erweiterte Prosci®-Methodik ermöglicht nun eine einheitliche Definition des Erfolgs sowie eine neue Art der Dokumentation durch die 4P’s (Project, Purpose, Particulars and People).
Die Messung der Veränderungsleistung – das „Wann“ und „Wie“ des Change Managements – ist mit den neuen Maßnahmen- und Zeitplänen einfacher denn je. Prosci® hat nun den sogenannten Prosci® Change Scorecard-Rahmen entwickelt, der die Leistungsbewertung auf sämtlichen Ebenen abbildet und diese nachverfolgen lässt.
4. Die Prosci®-Risikobewertung und -analyse für den Umgang mit Risikofaktoren
Die aktualisierte Risikobewertung berücksichtigt ein breiteres Spektrum an Risiken, indem die Anzahl der Faktoren für jede Bewertung erhöht wurde. Außerdem wurde die Bewertung durch klare Beschreibungen und Anleitungen sowie eine verständliche Terminologie erleichtert.
Prosci® bietet nun zwei Stufen von Richtlinien zur Anpassung des Risikorasters, um Practitionern zu helfen, geeignete Maßnahmen auf der Grundlage der Ergebnisse der Risikobewertung zu ergreifen:
- Die Risikobewertungsanalyse bietet eine allgemeine Anleitung zur Anpassung auf der Grundlage des Risikoquadranten – einschließlich der Auswirkungen auf das ADKAR®-Modell, den Rollenplan und die Pläne für das Change Management, die wiederum auf dem Risikoprofil basieren.
- Die Risikofaktoranalyse zeigt, welche Aktivitäten zur Risikominderung initiiert werden müssen. Diese Anleitung basiert auf der Berücksichtigung der Risikofaktoren für die Veränderungsmerkmale und Organisationsmerkmale, die die größte Gefahr für die Umsetzung einer erfolgreichen Veränderung darstellen.
5. Der Rollenplan zur Identifizierung und Aktivierung von Change Management
Große Change Projekte sind außerordentlich komplex und daher nur erfolgreich, wenn alle Beteiligten ihre Rolle kennen und auch entsprechend ausführen. Aber welche Person hat eine Schlüsselrolle inne? Was sind die Bedürfnisse dieser Personen? Welche Kompetenzen benötigen Sie, um Ihre Rolle auch erfüllen zu können? Um diese Fragen beantworten zu können, hat Prosci® einen Rollenplan entwickelt, der es ermöglicht, alle wesentlichen Schlüsselrollen zu identifizieren, die für eine erfolgreiche organisatorische Veränderung erforderlich sind. Außerdem hilft dieser Rollenplan dabei, die Personen dabei zu unterstützen, ihre Verantwortung als Sponsoren, Personalmanager, Projektmanager und Mitarbeiter mit Kundenkontakt zu erfüllen. Das ADKAR®-Modell wird auch zur Unterstützung der Rollenbewertung und -erfüllung, einschließlich der Sponsorenrolle, eingesetzt.
Abb. 3: Das Rollen-Raster Canvas nach Prosci® (Eigene Darstellung nach Prosci® 2021)
6. Einführung des ADKAR®-Maßnahmenplans als Grundlage für Change Management-Pläne
Die Phase 2 des Prosci® 3-Phasen Prozesses orientiert sich neuerdings am ADKAR®-Modell. Die Nutzung des skalierbaren ADKAR®-Maßnahmenplans ermöglicht es nun, hochrangige Meilensteindaten, erwartete Lücken und erste Ideen für jedes der ADKAR®-Elemente zu identifizieren.
Der ADKAR®-Maßnahmenplan ist ein Wendepunkt, der das Change Management erheblich vereinfacht! Viele unerfahrene Change Practitioner wissen nicht, auf welchen Plan sie sich zuerst konzentrieren sollen. Um dieses Problem zu lösen, hat Prosci® den ADKAR®-Maßnahmenplan als leicht verständlichen und benutzerfreundlichen Ausgangspunkt für die Planung und Anwendung von Change Management entwickelt. Unter bestimmten Umständen – z. B. bei kleinen Veränderungen oder bei unerfahrenen Practitionern – kann der ADKAR®-Maßnahmenplan ausreichen. Bei größeren oder komplexeren Veränderungen dient der ADKAR®-Maßnahmenplan als Grundlage für die Erstellung spezifischer und komplexer Pläne zur Unterstützung Ihrer Projektdurchführung.
7. Mehr Flexibilität bei der Anzahl, Tiefe und Art der Change Management-Pläne
Die bisherige Prosci®-Methodik verfolgte einen konkreten Ablauf – die aktualisierte Prosci®-Methodik verfügt nun über ein hohes Maß an Flexibilität in der Ausrichtung der Change Management Maßnahmen: Anstatt immer fünf Pläne vorzuschreiben, leitet Sie die aktualisierte Prosci®-Methodik dazu an, die Anzahl, Art und Tiefe der Change Management Pläne zu wählen, die für erfolgreiche ADKAR®-Ergebnisse in Ihrer einzigartigen Organisation oder für Ihre individuelle Veränderung erforderlich sind.
Wie bereits erwähnt, kann der einfache, aber leistungsstarke ADKAR®-Maßnahmenplan in bestimmten Fällen der einzige Plan sein, den Sie benötigen. In den meisten Fällen werden Sie jedoch aus den rollen- und tätigkeitsbasierten Schlüsselplänen – Sponsorenplan, Führungskräfteplan, Kommunikationsplan und Trainingsplan – auswählen, um die Anforderungen Ihres individuellen Projekts zu erfüllen. Sie können auch Zusatzpläne hinzufügen – wie z. B. den Widerstandsmanagementplan, den Change Agent Netzwerk Plan oder den Aufrechterhaltungsplan. Beachten Sie, dass wir einige Pläne umbenannt haben, um sie besser mit den Rollennamen in Einklang zu bringen und sprachlich verständlicher zu machen.
Fazit
Die Prosci®-Methodik basiert nach wie vor auf dem weltweit größten Wissensfundus zum Thema Change Management, ist dabei aber besser als je zuvor. Mehr als zwei Jahrzehnte Forschung fließen in das ADKAR®-Modell, das ABC des Sponsorship und die CLARC Rollen von Führungskräften ein. Das Werteversprechen von Change Management bleibt standhaft und wahr: Wir erfassen den von den Menschen abhängigen Teil des Projekt-ROI, indem wir die Akzeptanz der Veränderung fördern. Letztlich wird sich Prosci® auch in Zukunft dafür einsetzen, um den Menschen zu helfen, erfolgreichere Veränderungen zu erreichen. Somit kann man schon jetzt gespannt sein, was der nächste Methoden Refresh bringen wird!
Autor:innen
Patrick Wanner, Yasmin Fischle und Tahnee Gerlach
Quellen
nach Lisa Kempton (https://www.prosci.com/)
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