Digitalisierung & Automatisierung mit Microsoft 365

Die Datenflut in Unternehmen wird zunehmend zur Herausforderung. Digitales Arbeiten wird daher vermehrt zum Wettbewerbsvorteil. Gleichzeitig sinken die IT-Budgets und die vorhandenen IT-Systeme „sprechen“ nicht miteinander. Abteilungen und Projekte behelfen sich selbst mit unzähligen Excel-Listen, fehleranfälligem Copy-Paste und zeitaufwändigem „E-Mail-Ping-Pong“.
Diese veralteten Arbeitsweisen sind heutzutage meist nicht mehr notwendig. Mit vorhandener Microsoft Software lassen sich viele Prozesse leicht mit „Bordmitteln“ automatisieren, damit die Mitarbeiter ihre wertvolle Zeit auf die wesentlichen Kernaufgaben fokussieren können. Mit „State of the Art“ Tools legen oder erweitern Sie das Fundament der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen.

Ein konkretes Praxisbeispiel für Digitalisierung mit Microsoft 365

Nachfolgend möchten wir Ihnen anhand eines echten Kundenbeispiels veranschaulichen, vor welchen Herausforderungen viele unserer Kunden stehen.
Digitalisierung_Microsoft365
Bei einem unserer Kunden waren jeden Monat über 30 Mitarbeiter damit beschäftigt, aus verschiedenen Quellen (Altsystemen, Excel, PDF, E-Mails) die richtigen Daten in 49 verschiedene Excel Listen einzutragen. Veränderungen zum vergangenen Monat wurden händisch in Excel farblich hervorgehoben. Damit nicht genug: Korrekturen und Änderungen wurden nach dem „Daten Freeze“ mittels „Excel-E-Mail-Anhang“ zwischen den Abteilungen hin- und her gespielt und per Hand „zusammenkopiert“.
Automatisierung

Um das Ganze zu vereinfachen gab es nur zwei Möglichkeiten:

1. Eine „professionelle“ IT-Lösung. Erste Kostenabschätzungen beliefen sich auf mehrere hunderttausend Euro im ersten Jahr (!) und erforderten mindestens zwei Vollzeit-Entwickler. Der zeitliche Vorlauf für die Beantragung und Freigabe des notwendigen IT-Budgets sind dabei nicht mit einberechnet worden.
2. Eine interne Lösung mittels Microsoft 365 „Bordmitteln“. Das Kernteam bildete eine interne Mitarbeiterin für die fachlichen Prozesse und Kommunikation, ein Werkstudent und ein Tiba Berater für die technische Umsetzung. Das Team wurde allerdings nur 1-2 Tage pro Woche für das Projekt freigestellt, die Kosten beliefen sich damit auf wenige zehntausend Euro im ersten Jahr.
Die Entscheidung war daher alternativlos. Zusätzlich hatten wir mit Microsoft 365 eine sehr hohe Flexibilität und mehr Funktionen als „klassische“ IT-Systeme. Der erste Prototyp auf Basis von Microsoft 365 (vor allem SharePoint Listen, Excel, Teams und Power Automate) wurde im Mai 2020 erstellt und getestet. Im Juli 2020 hatten wir die Freigabe des Top Managements und brauchten danach knappe drei Monate für die Umsetzung, einschließlich Mitarbeiterschulungen. Der erste „scharfe“ Durchgang im Oktober/November 2020 lief ohne größere Probleme. Der Erfolg war überwältigend: Wir haben dutzende Arbeitsstunden mehrerer Mitarbeiter schon in der ersten Version einsparen können, die Datenqualität insgesamt erhöht und die Grundlage für weitere Automatisierungen und Auswertungen geschaffen.
Noch beeindruckender ist der direkte Vergleich zwischen einem ähnlichen Software Tool aus dem Jahre 2012 einer anderen Abteilung im Unternehmen und der Microsoft 365 Lösung:
Microsoft365_Lösung

Anhand dieses Kundenprojekts ergeben sich für uns drei essenzielle Empfehlungen:

  1. Nutzen Sie die Stärken moderner Kollaborations- und Kommunikationsplattformen. Vermeiden Sie in Ihren Teams und Projekten unnötiges „E-Mail-Ping-Pong“, „Excel-Daten-Silos“ und komplizierte Ordner/ Datei-Strukturen. Automatisieren Sie Informationsprozesse und fördern Sie Transparenz und Wissensaustausch
  2. Automatisieren Sie standar​disierte Abläufe und Routineaufgaben im Projekt und in der Organisation, wie z.B. Datenerfassung und -verarbeitung, einfache Geschäftsprozesse und Reporting. Dadurch entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, reduzieren die Fehleranfälligkeit und setzen die Weichen für eine vollständige Digitalisierung.
  3. Gewinnen Sie bessere Erkenntnisse aus Ihren Unternehmens- und Projektdaten. Ohne Programmieraufwand können Daten in bestehenden Alt-Systemen miteinander verbunden und nahezu automatisiert verarbeitet werden. Dadurch entstehen aussagekräftigere Analysen, interaktive Dashboards und ein genauerer Planungshorizont

Autor: Marcus Machon, COC Leitung Project Office und Digitalisierungsexperte

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Eine Antwort zu “Digitalisierung & Automatisierung mit Microsoft 365”

  1. Interessanter Beitrag, der zeigt, welches Potential bereits in den vorhandenen Mitteln liegt. Wir nutzen UiPath und sind auch sehr zufrieden mit den ersten Ergebnisse. Vielen Dank & gerne mehr davon!

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