Wie priorisieren wir unsere Projekte richtig? Wie vereinfachen wir unsere Projektdurchführung? Und welcher PM-Standard passt zu uns? Vor diesen Fragen stand der Anlagen- und Maschinenbauer Flottweg SE, bevor er sich dazu entschied, den Projektmanagement-Standard PRINCE2 einzuführen und gleichzeitig ein SAP-PS-Modul (und weitere) in Gebrauch zu nehmen. Herr Colesan, Sprecher des Vorstands und Vorstand Vertrieb, und Herr Kronseder Mapeli, Projektleiter des Projekts zur PM-Einführung, teilen ihre Erfahrungen hierzu.
Was ist Ihr Hauptgeschäft bei der Flottweg SE und welche Auswirkungen auf den Business Value hat bei Ihnen ein effizientes Projektgeschäft?
Fritz Colesan: Unser Hauptgeschäft ist der Verkauf von Maschinen und Anlagen für die Separation von Feststoffen und Flüssigkeiten in unterschiedlichste Branchen (Nahrungsmittelindustrie, Chemie, Pharmazie, Wasser- und Abwasseraufbereitung etc.). Dabei liegt der Schwerpunkt zunehmend auf dem Verkauf von kompletten Lösungen, und nicht mehr bei Einzelmaschinen. Dadurch wird die Komplexität der Aufträge und Projekte immer größer und die Anforderung an die Einhaltung von Qualität, Kosten und Terminen immer höher. Um diese komplexen Projekte effizient abwickeln zu können, brauchen wir ein gut funktionierendes und einheitliches System zur Abwicklung von Kundenprojekten. Nur so können wir die kontinuierliche und wirtschaftlich erfolgreiche Weiterentwicklung von Flottweg sicherstellen.
Wie kam es zu einem Projekt zur PM-Einführung und wie wurde es umgesetzt?
Fritz Colesan & Moritz Kronseder Mapeli: Im Rahmen der Analyse unserer bestehenden Prozesse und EDV-Systeme wurde offensichtlich, dass wir kein einheitliches Vorgehen bei der Abwicklung von Kundenprojekten im Hause haben. Es gab keine einheitliche Terminschiene und kein einheitliches Kostenmanagement, um die wirtschaftliche Abwicklung immer umfangreicher werdender Projekte sicherzustellen. Daher wurde die Einführung eines neuen ERP-Systems und eines einheitlichen Projektmanagementsystems beschlossen.
Welche PM-Standards verwenden Sie und über welche wurde nachgedacht – und was ist der Grund dafür?
Colesan & Kronseder Mapeli: Durch das Projekt der PM-Einführung haben wir den Standard nach PRINCE2 im Einsatz. In diesem Rahmen haben wir die Methoden nach PRINCE2, PMI und IPMA betrachtet, um die 3 großen PM-Standards zu vergleichen und den richtigen für Flottweg zu finden. Die Entscheidung für PRINCE2 fiel nach den Hauptkriterien: Produktorientierung, Business Case, Anpassbarkeit, Matching zu unserer Wertschöpfungskette, aktueller PM-Reifegrad in der Firma und klare Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten.
Wer aus Ihrem Unternehmen ist in die PM-Einführung eingebunden und wie läuft das genau ab?
Kronseder Mapeli: Generell finden wir eine sehr gute, wichtige Unterstützung durch unsere 4 Vorstände und unseren Vertriebsleiter – in der Funktion des Lenkungsausschusses und des Auftraggebers. Als externe Hilfestellung steht uns die Firma Tiba zur Seite. Was die Konzeption anbelangt, gibt es 5 Projektierungsgruppenleiter, 1 Vertreter aus dem Vertrieb (Abteilungsleiter MP), 1 Personalleiterin, 1 Vertreter aus der Logistik und 1 Projektleiter (ich).
Für die Pilotphase standen 9 Pilotprojektleiter, Fachkräfte aus allen an den Projekten beteiligten Fachabteilungen (Verprobung), der Betriebsrat (informell) und unsere Academy (Schulung) zur Verfügung. Beim Rollout waren dann alle an Kundenprojekten beteiligte Abteilungen gefragt.
Was sind derzeit Ihre täglichen Herausforderungen dabei?
Kronseder Mapeli: Durch unterschiedliche Reifegrade in der Firma in Bezug auf PM entsteht ein deutlicher Change-Management-Aufwand auf verschiedensten Ebenen. Die Ausrichtung und Verfolgung anhand der Zielstellung erfordert einen regelmäßigen Abgleich des Ist- und Soll-Zustands. Die zusätzlich auftretenden Anforderungen müssen mit dem Projektscope abgeglichen und entsprechend eingephast bzw. zurückgestellt werden. Durch den Anspruch an eine ganzheitliche Betrachtung des Themas PM stehen wir vor der Herausforderung, das Augenmerk auch immer wieder auf in den Hintergrund geratene Themen zu setzen.
» Wer Herrn Colesan und Herrn Kronseder Mapeli live erleben und sich mit den beiden über Ansätze und Ideen zum Thema Wertsteigerung durch die Einführung eines effizienten Projektmanagements austauschen möchte, hat » am Project Round Table am 23. Januar die einmalige Gelegenheit dazu.
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