Agile Methoden beispielhaft erklärt Teil 3 – Kanban

Kanban Boards gehören mittlerweile zur Grundausstattung vieler Unternehmen und Abteilungen und sind inzwischen auch außerhalb komplexer IT-Projekte zu finden. Doch was hat diese agile Methode mit fleißigen Strebern oder faulen Prokrastinierern gemein? Anhand eines einfachen Alltagsbeispiels erklärt Alexander Koschke den Trend von Kanban und was die Anwendung dieser agilen Methode in der Praxis wirklich ausmacht.

Im Kanban passiert Magie. Denn die agile Methode Kanban ermöglicht es wie von Geisterhand, mit weniger Arbeit mehr zu schaffen. Wie kann das sein? Dazu ein kurzes Beispiel aus dem wahren Leben.

Angenommen wir hätten einen sehr fleißigen und wissbegierigen Mitarbeiter. Er ist so interessiert, dass er jede Woche ein komplettes Buch liest. Denn es ist sein Ziel, möglichst schnell Karriere zu machen. Er ist so begeistert von den ganzen Büchern und den tollen Ideen darin, dass er alle Ideen von allen Büchern herausschreibt und in eine To Do Liste überträgt. Immer wenn der Chef auch nur ein Buch zitiert, hat er es am nächsten Tag schon bestellt und auf seinen „zu lesen“ Stapel gelegt. Manchmal, wenn der Chef ein Buch mehrfach zitiert und betont, dass dieses besonders wichtig ist, legt der fleißige Mitarbeiter sein aktuelles Buch zur Seite und fängt sofort an, in diesem Buch zu lesen. Es scheint sehr wichtig zu sein, um Karriere zu machen. Die Ideen und Aufgaben aus diesem Buch müssen wahrscheinlich als erstes erledigt werden, wenn man vorankommen will. Immer wenn er ein Buch zu Ende gelesen hat, geht er nochmal alle To Do’s dieses Buches durch und streicht alles an, was nicht so wichtig ist, priorisiert den Rest und fängt dann an, die wichtigsten Dinge zuerst, alles nacheinander abzuarbeiten. Der Prozess funktioniert einwandfrei, v.a. das Aussortieren und Priorisieren am Ende ist sehr wichtig, um nicht unwichtige Dinge zuerst zu machen und das Wichtigste womöglich zu vergessen!

Unser Mitarbeiter ist wirklich sehr wissbegierig und hat sehr viele Bücher, die ihn interessieren, und jeden Tag kommen weitere Artikel, interessante Emails und zusätzliche Aufgaben dazu, die seinem Chef wichtig erscheinen. Und so kommt es häufig vor, dass er fast nie ein Buch ganz durchliest, bevor er wieder ein Neues aufschlägt.

Das System hat einen Haken. Weil der Mitarbeiter effizient sein will, fängt er nicht mit der Abarbeitung an, bevor die unwichtigen To Do´s aussortiert und priorisiert sind. Das ist aber erst möglich, wenn alle To Do´s des Buches identifiziert sind. Da er aber fast nie ein Buch zu Ende liest, kommt er leider auch dazu nicht. Er liest ein Buch nach dem Anderen, schreibt To Do´s heraus, die wichtig sein könnten und springt dann zum nächsten Buch.

Ein anderer, nicht so wissbegieriger Mitarbeiter hat sich vorgenommen (angestachelt von dem fleißigen Mitarbeiter) zumindest 5 Seiten pro Tag zu lesen, egal von was (manchmal lässt er sich besonders spannende Kapitel von dem fleißigen Mitarbeiter empfehlen). Für mehr hat er einfach keine Lust. Den Prozess hat er sich von dem fleißigen Mitarbeiter abgeschaut. Er schreibt auch To Do´s heraus und am Ende der 5 Seiten sortiert er aus und priorisiert und setzt dann alles nacheinander um. Seine Lesezeit pro Tag beschränkt sich auf 10 Minuten und den restlichen Tag setzt er dann das um, was in den 5 Seiten empfohlen wurde.

Genau so funktioniert Kanban. Anstatt immer neue To Do´s aufzunehmen, immer mehr zu lesen und immer längere Listen zu generieren, limitieren wir die Anzahl der Seiten (WIP-Limit). Wir dürfen erst weiterlesen, wenn wir zumindest x Dinge daraus umgesetzt haben. Die Versuchung ist groß, lieber mehr zu lesen, weil uns das leicht fällt, genauso wie neue Projekte starten, noch mehr Meetings zu besuchen etc. Für das Umsetzen schwerer oder aufwändiger To Do´s (Bottleneck), bleibt oft keine Zeit. Denn oft sind wir damit beschäftigt, vermeintlich noch wertvollere To Do´s zu identifizieren.

Kanban
Im Kanban heißt es „Stop starting, start finishing!“, das ist genau das, was wir brauchen, um schneller zu werden. Denn sonst tun wir zwar immer mehr, werden aber gleichzeitig immer langsamer und schaffen immer weniger. Und genau hier liegt die Magie.

agile_Methoden

Kanban bedeutet also:

  • Durch Empathie verstehen was der Kunde wirklich braucht
  • Mit Kreativität komplett neue Lösungen bzw. Geschäftsmodelle schaffen

Weitere Teile der Blogserie:

Teil 1: Überblick über agile Methoden
Teil 2: Design Thinking beispielhaft erklärt
Teil 4: Lean beispielhaft erklärt

Autor: Alexander Koschke

Sie möchten mehr über das Thema Agilität erfahren? Unser Blogautor Alexander Koschke erklärt in diesem Video, was es braucht, um agile Methoden erfolgreich ins Unternehmen zu bringen:

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