E-Mails sind ein wichtiger Teil unserer täglichen Kommunikation, vor allem im geschäftlichen Kontext. Seit 1. Januar 2007 gelten geschäftliche E-Mails formal als Geschäftsbrief. Deshalb brauchen alle E-Mails mit geschäftlichem Hintergrund vor allem eines: Eine E-Mail-Signatur.
Eine E-Mail-Signatur zeigt an, von wem die E-Mail ist und wie man den Absender oder die Absenderin erreichen kann. Sie strahlt damit eine gewisse Professionalität aus. Während private E-Mail-Signaturen eher freiwillig gestaltet werden können, müssen geschäftlich verfasste E-Mails sich an gesetzliche Rahmenbedingungen halten. (Blog sponsored by Tiba Marketing GmbH)
Was beinhaltet eine gute und rechtskräftige E-Mail-Signatur?
- Name und Stellung des Absenders im Unternehmen
- Name der Firma und Rechtsform gemäß Handelsregister
- Individuelle Kontaktinformationen (Anschrift, E-Mail, Telefonnummer, Mobilnummer)
- Ladungsfähige Anschrift der Firma
- Registergericht inklusive Registrierungsnummer im Handelsregister
- Namen der Geschäftsführer sowie ggf. der Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden
Welche Form sollte eine E-Mail-Signatur haben?
Auch die Form der Signatur ist entscheidend für einen guten Eindruck beim Empfänger und bei der Empfängerin. Sie sollte auf das Wesentliche reduziert sein, ansprechende und übersichtlich gestaltet sein. Zur Markenbildung empfiehlt es sich, das Firmenlogo mit einzubauen. Außerdem sollte innerhalb eines Unternehmens die Signatur aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gleich gestaltet sein (gleiche Schriftart, -größe und Reihenfolge der Inhalte). Das vermittelt nach außen ein einheitliches Bild.
Du brauchst einen neutralen Blick auf deine Unternehmens-CI/CD, dann kontaktiere uns unverbindlich.
Autorin: Birgit Weber, Geschäftsführerin der Tiba Marketing GmbH
powered by Borlabs Cookie