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Ausgabe 2/2014

Prozessorientierung nachhaltig verankern, Prozesse effizient gestalten - Kooperations-Dreieck zu Prozessmanagement

Schnell und nachhaltig auf Markt- und Strategieveränderungen zu reagieren, erfordert die stetige Anpassung der internen Prozesse. Einheitlich gelebte, schlanke Prozesse sind das Ziel. Mit der Integration von Prozess- mit Change Management und mit Workflow-Management erzielen Unternehmen nachhaltigen Erfolg und steigende Renditen. Tiba bietet dazu mit den Kooperationspartnern iGrafx und T!M Solutions eine Lösung aus einer Hand.

Für Unternehmen ist der Wandel permanente Herausforderung und kontinuierlicher Prozess zugleich: Um sich Wettbewerbsvorteile zu sichern, müssen sie sich schnell auf Veränderungen von Märkten, Kunden und Technologien sowie die wachsenden Anforderungen an Zeit, Qualität, Kosten und Flexibilität einstellen. Zudem ergeben sich - abgeleitet aus der Strategie - konkrete Herausforderungen, die zu Prozessveränderungen führen. Ziel ist es dabei, die Effektivität ("die richtigen Dinge tun") und die Effizienz ("die Dinge richtig tun") zu steigern - und zwar mit nachhaltig akzeptierten Ergebnissen. Dazu müssen definierte Projektziele realisiert werden. Gleichzeitig gilt es, von Anfang an die Mitarbeiter durch entsprechendes Veränderungsmanagement mitzunehmen.

Dabei erfordert die Ausführung und Optimierung von Geschäftsprozessen oft eine tiefe Integration in die bestehende IT-Landschaft - das kostet Zeit und macht den Prozess starr und unantastbar. Eine integrierte BPM-Lösung, die Prozess- mit Change Management und mit Workflow-Management verbindet, setzt genau hier an und durchbricht diese fest definierten Prozesse: Prozessverantwortliche können nach dem für sie optimalen Ablauf arbeiten und durch die intuitive Anpassung der Prozessmodelle flexibler und unabhängiger von der IT-Abteilung werden.

Business Process Management, Prozessmanagement und Workflow Excellence

Worum geht es dabei genau? Zum einen um die Geschäftsprozesse selbst. Diese bestehen aus der funktions- und organisationsüberschreitenden Verknüpfung wertschöpfender Aktivitäten, die von Kunden erwartete Leistungen erzeugen und die aus der Strategie abgeleiteten Ziele umsetzen.


Abb. 1: Definition Geschäftsprozess

Mit dem systemischen Ansatz des Business Process Management werden Prozesse erfasst, gestaltet, ausgeführt, dokumentiert, gemessen, gesteuert und verbessert, um so nachhaltig die mit der Strategie abgestimmten Ziele zu erreichen. Dies erfolgt unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Anforderungen durch Kunden, Wettbewerb und Inhaber.

Vorteile/ Nutzen eines ganzheitlichen Prozessmanagement mit Tool- Unterstützung

  • Effiziente Prozessdurchführung, Aufgabenbearbeitung
  • Modellierte, dokumentierte Prozesse stehen zur integrierten Ansicht bereit und lassen sich durch weitere objektorientierte Daten wie z.B. KPIs anreichern
  • Verwaltete Prozessinformationen sind für alle Beteiligten zugänglich
  • Durch Prozessmodellierungs- und Analysewerkzeuge können die unterschiedlichsten Prozessexperten entsprechend ihrer Rollen verschiedene Aufgaben effektiv erledigen
  • Verantwortliche sind jederzeit über die Effizienz ihrer Prozesse informiert und können schnell reagieren durch dargestellte (Dashboards, Scorecards) und überwachte KPIs in Echtzeit
  • Live-Daten liefern Einsichten in Prozesse und Technologien einer Wertschöpfungskette

 

Abb. 2: Personalisierte Dashboards zum Prozess-Monitoring für alle kritischen KPIs

Ein weiteres Mittel, um Transparenz des ausgeführten Prozesses deutlich zu steigern und die Prozessqualität kontinuierlich zu verbessern, ist Workflow-Management. Damit lassen sich Entscheidungen bestmöglich vorbereiten, Geschäftsabläufe optimieren und Aufgaben nachvollziehbar dokumentieren.

Weitere Nutzenaspekte sind:

  • reduzierte Durchlaufzeiten durch Parallelisierung von Aktivitäten
  • minimierte Prozessfehler durch "roten Faden" im Prozess
  • erhöhte Auskunftsfähigkeit jedes Prozessbeteiligten
  • gesicherte Fristen durch "Timer Funktionen"
  • schnelle und flexible Änderungen an Geschäftsprozessen
  • Reports ersparen langes Suchen und dienen dem internen Controlling-System
  • Entlastung der Prozessbeteiligten durch strukturierte und effiziente Aufgabenverteilung

 

Abb. 3: Workflow Lifecycle

Integration von Prozess- und Workflow-Management

Um nachhaltige Ziele zu erreichen, müssen Prozess- und Workflow-Management integriert werden. Oft ist dabei bereits die Prozessaufnahme in Projekten ein Schlüssel zum Erfolg, da bei der Prozessmodellierung bereits eine Optimierung stattfindet. Durch die grafische Darstellung von Prozessen werden Informationen leicht verständlich und Engpässe innerhalb eines Prozesses schnell sichtbar. Durch Prozess-Simulation analysieren Organisationen ihre Schlüsselprozesse und können diese optimieren.

 

Abb. 4: Prozess-Modellierung

Die vorgelagerte Prozessmodellierung wird durch die einfache Abbildung von Workflows um die komplette Prozessausführung ergänzt, um mehr Prozessdynamik zu ermöglichen.

Auf der strategischen Ebene geht es um die Erstellung einer Prozesslandschaft des Unternehmens mit Modellierung von Strategien, Ziele, Risiken, Geschäftsprozesskomponenten, Verantwortlichkeiten, KPI´s, Kosten, Systeme und Ressourcen wie auch ihre wechselseitigen Beziehungen.

Design und Implementierung von KPI´s / Dashboards sowie die Umsetzung von Workflows führen dabei zu mehr Prozesstransparenz. Durch die Erstellung von Konzepten für die Einführung von iGrafx / T!M Solutions sowie Systemintegration und Customizing gemeinsam mit der Tiba Technologieberatung liefert die Tiba "Alles aus einer Hand".

Diese wichtigen prozessorientierten Veränderungen im Unternehmen werden immer als Projekt organisiert. Um diese erfolgreich zu realisieren, bedarf es aus unserer Erfahrung eines integrierten Prozess- und Change Managements und eines integrierten Prozess- und Workflow-Managements. Dies gilt auch mit Blick auf die Kosten und damit auf die Rendite. Den Unterschied zwischen den Kosten bei der Nutzung einer BPM-Lösung im Vergleich zu den Kosten bei Nutzung unterschiedlicher Werkzeuge zeigt die untenstehende Grafik.

 

Abb. 5: Kosten bei Nutzung einer integrierten BPM-Lösung


Abb. 6: Einzigartiges Kooperationsdreieck zu Prozessmanagement

Lesetipps weitere Fachbeiträge und Praxisbeispiele im Tiba Magazin online:
» Ist der Nutzen von PM quantifizierbar? Der Ansatz zu Project Performance Improvement
» Prosci® Change Management exklusiv im deutschsprachigen Europa
» Projektmanagement-Aufgaben erfolgreich outsourcen - Studie
» Durchlaufzeitenverkürzung im Entwicklungsbereich - Praxisbeispiel

» Kontakt für weitere Informationen

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Autor

Markus F. WannerMarkus F. Wanner
Leiter Centers of Competence Prozess- und Change Management, Partner, Tiba Qualifikations-
stufe 6 "Management-
berater"
, Tiba Managementberatung GmbH.

Als Leiter der Kompetenzcenter Prozessmanagement und Change Management baut Markus F. Wanner die Beratungsleistungen der Tiba rund um die Kernkompetenz Projektmanagement weiter aus mit komplementären Leistungen zu Prozess- und Change Management.

Ansprechpartner bei der Tiba Managementberatung GmbH

Markus F. Wanner
Partner, Leiter Kompetenzcenter Prozessmanagement
E-Mail: markus.wanner@tiba.de
 

Ansprechpartner bei der Tiba Technologieberatung GmbH

Roger Mähr
Geschäftsführer
E-Mail: maehr@tiba-tech.de

Kundenbeispiele für integriertes Prozessmanagement

  • Stärkung der Prozessorientierung bis hin zu klarer Prozessverantwortung
  • Einführung einer unternehmensweiten Prozesslandkarte
  • Modellierung / Abbildung optimierter Prozesse (Business Process Management), Durchführung mit Workflow-Management, Steuerung mit Prozess-KPI´s
  • Produktentstehungsprozesses (PEP)-Optimierung mit verbesserter Zusammenarbeit und Abbildung der Prozess-Pyramide bis zur Dokumenten-Ebene und Workflow-Unterstützung
  • Verknüpfung des Produkt- und Projektportfoliomanagements mit einheitlichen Projekt Governance Strukturen
  • Standardisierung des technischen Änderungsmanagements über Bereichsgrenzen hinweg.

iGrafx, ein führender Anbieter von Lösungen für Business Process Management (BPM), unterstützt Unternehmen, die Optimierung des Prozessmanagements kontrolliert, zentralisiert und teamorientiert über funktionale und örtliche Grenzen hinweg sowie unabhängig vom Reifegrad zu realisieren. iGrafx führt die drei wichtigsten Prozess-
management-Bereiche zusammen: IT, Geschäftsanalyse und Prozessinitiativen für messbare Verbesserungen der Produktivität. In mehr als 20 Ländern und mit über 10.000 Kunden aus unter-
schiedlichsten Branchen stellt iGrafx den Nutzen seiner Kunden konsequent in den Mittelpunkt.
www.iGrafx.com
 

T!M Solutions. T!M - Task !n Motion entstand aus der Vision, eine einfache Methode zur Automati-
sierung und Steuerung von Workflows zu entwickeln. Die wichtigste Leitlinie: Einfachheit in der Umsetzung und Flexibilität in der Weiterentwicklung von Workflows. Alle Disziplinen des Workflow Lifecycle werden abgedeckt, wodurch TIM optimal bei der ganzheitlichen Workflowoptimierung unterstützt. Seit 2007 entwickelt die TIM Solutions eine Softwarelösung für Workflowmanagement. Bis heute wurden über 130 unterschiedliche Workflows in 12 Branchen erfolgreich realisiert.
www.tim-solutions.de

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